Werkwijze nieuwsbrief

Een week voor de deadline wordt, ter herinnering, een mail verstuurd vanuit het alias nieuwsbrief@ aan tenminste:

1. Bestuur (secretaris@ + CC: bestuur@lists.piratenpartij.nl)
2. Ledenraad (ledenraad@)
3. Actieve werkgroepen
4. Afdelingen
5. Redactie (BCC: nieuwsbrief@)

Onderwerp: “Gevraagd: kopij nieuwsbrief jjjj-mm“
Hierin wordt de volgende info opgenomen:

• Namen – wie schrijft wat? Indien mensen niet persoonlijk verantwoordelijk worden gehouden, blijken ze die verantwoordelijkheid vaak ook niet uit zichzelf te nemen. De methode van mensen persoonlijk aanspreken is effectiever gebleken. Hierdoor neemt de werkdruk op de redactie van de nieuwsbrief af en vindt er mogelijk een stukje 'peer pressure' plaats.

• Waar kan kopij worden ingediend? Het nieuwe pad wordt aan de hand van het template aangemaakt zodra de nieuwsbrief is verstuurd:
  https://pad.piratenpartij.nl/p/nieuwsbrief_template (regel 8 t/m 43) Hierdoor wordt direct de kans geboden om eventueel te laat ingediende kopij alsnog vast te leggen voor de volgende nieuwsbrief. Ook wordt het pad door sommigen gebruikt om in de loop van de maand notities op te zetten, zodat niet alles in één keer hoeft te worden geschreven. Dit laatste creëert flexibiliteit, waardoor indieners van kopij zich niet, wanneer dat hen slecht uitkomt, per sé hoeven te schikken naar de planning van de redactie. De url van het pad wordt in de oproep opgenomen.

• Wanneer is de deadline? De oproep voor kopij gaat altijd uit van één week voor de deadline. Dat betekent concreet dat de oproep op of rond de 18de verstuurd dient te worden om de deadline van de 25ste te halen. Wordt de oproep op de 19de verstuurd, dan verschuift de deadline mee naar de 26ste.

• Uitleg: enkele aanwijzingen. In iedere nieuwsbrief wordt ook een aantal aanwijzingen genoemd, om de verwachtingen duidelijk te maken:
  Zet al je content op het pad, zodat alle info centraal wordt verzameld.
  Heb je zelf geen tijd, zin of inspiratie? Zorg dan dat je delegeert en controleert of het gebeurd is. Heb je niks te melden? Koppel dat dan via het pad terug.
  Let op de tips in de handleiding, vanaf regel 18 op het pad.
  Zet een reminder in je eigen agenda, dit is de enige herinnering die je krijgt.

In elke nieuwsbrief wordt ruimte geboden aan leden, afdelingen en andere geïnteresseerden om een oproep te plaatsen. De maand na plaatsing worden deze oproepen opgevolgd om na te gaan of er behoefte is aan herplaatsing. Dit wordt apart van de reguliere content opgevolgd, om daarmee een vertrouwensband op te bouwen met de persoon die de oproep geplaatst heeft. Dit komt de laagdrempeligheid voor nieuwe vrijwilligers ten goede.

Tijdens deze stap wordt ook gekeken naar eventuele ingezonden e-mails in OTRS. Content uit die mails wordt overgenomen op het pad en de verzender wordt bedankt met behulp van het template “Nieuwsbrief: bedankt” in OTRS.

Undeliverable mails worden verwerkt. De betreffende e-mail adressen worden door de communicatie werkgroep uitgeschreven van de nieuwsbrief. De undeliverable mails waarbij de inschrijfbevestiging niet geaccepteerd is worden succesvol afgesloten.

Nadat de deadline verstreken is, wordt regel 29 op het pad aangepast naar 'GESLOTEN VOOR KOPIJ'. Hierbij wordt de opmerking 'nieuwe content wordt niet verwerkt' geplaatst ter vervanging van de deadline (regel 31).

Alle ingediende content op het pad wordt doorgehaald om duidelijk te tonen dat de deadline verstreken is. Alle content wordt overgenomen in een extern programma, zoals Notepad++ en verwerkt in het nieuwsbrief formaat.

De opmaak van de nieuwsbrief wordt gedaan door het CMS. Er hoeft zelf geen HTML meer getyped te worden. Alle nieuwsbrief onderdelen hebben een nieuwsbrief item, waarin je met de normale CMS editor de tekst kunt schrijven. De verdere opmaak qua inhoudsopgave, agenda en blogposts gaat automatisch.
Tevens wordt er via de nieuwe nieuwsbrief setup ook een tekst versie van de nieuwsbrief gemaakt. Hierdoor is het dus niet meer nodig om de nieuwsbrief twee keer in te voeren. Zowel HTML als non-HTML clients kunnen nu de nieuwsbrief goed lezen.

Het publiceren van de nieuwsbrief gaat in meerdere stappen die extra uitleg hebben. Hieronder staan de globale stappen die nodig zijn om de nieuwsbrief te vullen met content.
Het is van belang dat de stappen goed worden doorlopen. Het nieuwe nieuwsbrief systeem zorgt er dan namelijk automatisch voor dat er zowel een HTML- als text-only versie van de nieuwsbrief wordt aangemaakt. Hierdoor kunnen mensen die geen HTML-email kunnen lezen, nog wel de tekstversie lezen zonder naar de website te hoeven gaan.

1. Voer de verschillende nieuwsbriefonderdelen in bij het onderdeel 'Nieuwsbrief item'. De volgorde van de items wordt bepaald aan de hand van de publicatiedatum. Nieuwe items zullen automatisch onderaan de nieuwsbrief worden toegevoegd.
   • Zorg voor juiste titel
   • Zorg voor juiste content. (Let hier vooral goed op spelling en opmaak.)
   • Zorg voor juiste 'uitgelichte afbeelding'
   • Zorg voor de juiste tag. Formaat: nbJJJJ-MM. Voorbeeld: nb2015-12 voor nieuwsbrief van december 2015
2. Ga naar de nieuwsbrief plugin en maak een nieuwe nieuwsbrief aan met de Piratenpartij-template
   • Voer de juiste titel in: 'Nieuwsbrief [Maand] [jaar]'
   • Schrijf een introductietekst. Kan met plaatjes
   • Vul dan de tag in die gebruikt is voor de berichten. Voorbeeld: nb2015-12 voor nieuwsbrief van december 2015
   • Kies de plek van de iconen
   • Selecteer optioneel de agenda en blogposts die in de nieuwsbrief moet komen.
   • Klik op preview-knop om het resultaat te zien
3. Ga door naar de laatste stap via de knop 'Proceed to edit'
   • Zorg dat de optie van het tracken van lezers uit staat!
4. Verstuur de nieuwsbrief
5. Maak een archief pagina aan van de verzonden nieuwsbrief

Direct na verzending wordt de definitieve html overgenomen op het pad. Er wordt een regel toegevoegd met de url naar de verzonden nieuwsbrief op de website en eentje met de url naar het pad voor de volgende nieuwsbrief.

Het nieuwe pad wordt aangemaakt aan de hand van het template:
https://pad.piratenpartij.nl/p/nieuwsbrief_template (regel 8 t/m 43)

In het nieuwe pad worden de gekleurde placeholders vervangen door (gekleurde) tekst, zodat deze er uit springt en opvalt.

Zodra het nieuwe pad klaar staat wordt er, vanuit het alias nieuwsbrief@, een mail ter terugkoppeling verzonden aan dezelfde personen als waar de herinnering onder hoofdstuk 1 aan verzonden is. Deze mail wordt verzonden als reply op de oproep.

In deze terugkoppeling wordt tenminste de volgende informatie opgenomen:

• De url naar de gepubliceerde nieuwsbrief op de website;
• De url naar het pad voor de volgende nieuwsbrief;
• Een korte terugkoppeling over de verantwoordelijke personen (zowel positief als 'name and shame')

Hiermee wordt geageerd aan de beoogde 'peer pressure' om de betrokkenen te stimuleren op tijd content aan te dragen.

Deze handleiding is origineel gebaseerd op: Werkwijze nieuwsbrief