Uitleg Werkgroepen

Binnen de Piratenpartij werken we in werkgroepen. Zie de contactpagina voor een volledig en compleet overzicht.

Om de organisatie goed te laten functioneren is het van belang communicatie te stroomlijnen, en te zorgen dat iedereen alles kan vinden wat hij nodig heeft. Ook hebben we bepaalde services die we gebruiken voor bepaalde zaken, waardoor de organisatie van de werkgroepen efficiënt, eenduidig en transparant verlopen.

• Gebruik OTRS om de mailbox van je werkgroep uit te lezen. Zo zijn de reacties gemakkelijk te administreren en is het mogelijk om de correspondentie aan andere werkgroepleden over te dragen.
• Kijk op het overzicht van communicatiemiddelen en faciliteiten voor de verschillende mogelijkheden op het gebied van (digitale) communicatie.
• Zorg dat feedback niet onverwerkt blijft (maak een taak aan in tree, mail het door naar de desbetreffende werkgroep of zet het op de agenda voor komende vergadering), documentatie niet in je mail staat (maar in de wiki).
• Wanneer je taken bij elkaar belegt met Tree, zorg dat je al een keer kennis met elkaar hebt gemaakt.
• Afspraak is afspraak. De Piratenpartij werkt met vrijwilligers, maar vrijwillig is niet vrijblijvend. Een organisatie bestaat uit afhankelijkheden, en elke schakel is een belangrijke schakel. Kun je je opleverdatum oid niet nakomen, communiceer dit zo vroeg mogelijk. Dit zodat de ander daar ook op kan anticiperen. Wees open, wees een Piraat.

Het documenteren gebeurd in de wiki van de piratenpartij. Neem daarbij de volgende indeling in acht, om te zorgen dat iedereen makkelijk alles kan vinden. Mocht je ergens op vastlopen dan kun je met al je vragen terecht bij Azonata (wiki@piratenpartij.nl). Meer informatie over de omgang met deze wiki vind je in deze handleiding voor Dokuwiki.

• Maak een werkgroep pagina aan voor de werkgroep n.a.v. de werkgroep template (in aanbouw).
• Maak subcategorieën aan onder je werkgroep door ze achter de url van je van werkgroep toe te voegen, gescheiden door een : (dubbele punt).
  • Projecten: https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:<werkgroep>:projecten:<project naam>
  • Documentatie: https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:<werkgroep>:<artikel naam>
  • Templates: https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:<werkgroep>:templates:<template naam>
  • Functieprofielen: https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:<werkgroep>:functieprofiel:<template naam>
  • Werkwijzen: https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:<werkgroep>:werkwijzen:<template naam>
• De projecten en documentatie pagina's verschijnen dan automatisch in je werkgroep pagina onder Projecten en Documentatie.

Je werkt met andere Piraten samen, dus zorg dat je respectvol met andermans werk om gaat;

• Zorg dat je eigen werk overdraagbaar is, documenteer je vaste werkzaamheden.
• Leg elkaars werk niet opzij. Als je iets nieuws op pakt, kijk dan eerst wat er allemaal al is, en ga na wat de ervaringen (pro's en tekortkomingen) waren.
• Wanneer je elkaars werk verplaatst of aanpast, communiceer dit. Doe het liefst in overleg.
• Wanneer je je planning/toezegging niet haalt, communiceer dit zo vroeg mogelijk met de afhankelijke afdelingen/personen.

Vergaderen is de gangbaren vorm om overleg te plegen, besluiten te nemen, en lopende zaken te bespreken. Voor wie het wil, hebben we de vergader templates (in aanbouw). Hier staan ook instructies in hoe je een vergadering soepel en daadkrachtig kunt laten verlopen.

Er is altijd één iemand die de vergadering leidt. Deze kondigt ook van te voren de vergadering aan, en zorgt dat er een notulist is. Zorg bij het notuleren dat altijd duidelijk is wie de taak op zich neemt, en binnen welk tijdsbestek dit moet gebeuren. Zet aan het einde van de vergadering, de notulestemplate of een kopie van de vorige notulen in een nieuwe pad/wiki. Zodoende kun je binnenkomende vragen die in de vergadering moet worden besproken noteren, en zorg je dat er niets vergeten wordt.

Project aanpak