De secretaris beheert de ledenadministratie, een onderdeel hiervan is dat hen ook leden uitschrijft op het moment dat leden niet betalen. In verband met het belang van contact op zulke momenten volgen we hierbij het proces.
Kwaliteit van contact bij het contributie- en uitschrijvingsproces is zeer belangrijk. Daarom gebruikt de secretaris verschillende contactmogelijkheden van verschillende kwaliteit.
VUISTREGEL: hanteer vóór iedere uitschrijving minimaal één vorm van hoogwaardig contact met een mogelijk uit te schrijven lid.
Op 1 februari stuur je de eerste mail die leden vraagt contributie over te maken.
Op 1 maart stuur je de éérste herinnering voor betaling.
De laatste herinnering is het meest belangrijk. Bij de laatste herinnering willen we zeker weten dat we leden zo goed mogelijk bereiken. Daarom gebruiken we voor deze herinnering meerdere contactmogelijkheden. In theorie zijn leden verantwoordelijk voor het aanleveren en bijhouden van hun contactinformatie, in praktijk kan je er vaak een handje bij helpen:
Op 1 november stuur je een laatste herinneringsmail aan alle leden die nog niet hebben betaald. 'contributie betaald t/m jaar' ≠ huidig jaar. In de mail staat dat ze tot 25 november hebben om te betalen. Houd rekening met emails die 'bouncen' (niet aankomen bij lid):
De leden bij wie de mail bouncet krijgen een bouncebrief, in die brief staat een kopie van de originele mailing. Hanteer de handleiding van de bouncebrief.
Op 25 november maak je een bekijk je opnieuw de leden die nog niet betaald hebben:
Verstuur de brieven en bel de leden die in de wachtrij staan:
Alle leden die nu nog niet betaald hebben hebben minimaal één hoogwaardig contactmoment kunnen hebben gehad. Alle leden die nu nog niet betaald hebben worden uitgeschreven.