Gezien de gevoelige informatie waar de werkgroep ICT mee te maken heeft, zijn er afspraken gemaakt binnen de werkgroep over het te voeren beleid ten aanzien van nieuwe systeembeheerders.
Om de kans op het met opzet lekken van data door een ex-medewerker te verkleinen (er zijn geen garanties mogelijk) zullen de volgende preventieve maatregelen genomen worden om misbruik van privileges te ontmoedigen:
NB: onderstaande is onder voorbehoud en zal nog voor akkoord aan de werkgroep worden voorgelegd tijdens het werkgroep overleg in september 2014.
De coördinator van de werkgroep ICT fungeert als buffer tussen werkgroep ICT en de rest van de partij en vervult de volgende taken.
Indien de coördinator geen systeembeheerder is, is deze nadrukkelijk niet automatisch gerechtigd tot root toegang op de servers van de Piratenpartij of toegang tot de wachtwoorddatabase.
De coördinator kan nooit besluiten nemen namens de werkgroep zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de werkgroep.
De coördinator van de werkgroep wordt verkozen en aangesteld door de werkgroep ICT. Het bestuur is gerechtigd de identiteit van de coördinator te laten controleren door de bestuursverantwoordelijke voor ICT.
Indien de coördinator weigert zich te legitimeren, kan de bestuursverantwoordelijke eisen dat de werkgroep een nieuwe coördinator aanstelt.