Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen


archief:tk2012:communicatie:organisatiestructuur

Verschillen

Dit geeft de verschillen weer tussen de geselecteerde revisie en de huidige revisie van de pagina.

Link naar deze vergelijking

archief:tk2012:communicatie:organisatiestructuur [2014/05/30 16:47] (huidige)
Regel 1: Regel 1:
 +====== Organisatiestructuur ======
 +Door het ontbreken van structuur in de organisatie van de piratenpartij hebben we na overleg besloten een basis structuur in te gaan voeren. Op deze manier moet er meer duidelijkheid komen over wie wat doet of zou moeten doen en waar wat gebeurt, wie de personen zijn die je waarvoor aan moet spreken en zodat er helder is wat er gebeurt en waar er nog vraag is naar hulp.
 +Deze structuur willen we zowel landelijk, provinciaal/​kieskring,​ regionaal als lokaal gaan invoeren, waarbij Breda en Maastricht als experiment gaan fungeren.
  
 +Voor de landelijke organisatie is er het IRC-kanaal [[irc://​irc.piratpartiet.se/​ppnl-organisatie|#​ppnl-organisatie]] geopend, hierin kunnen landelijke organisationele vraagstukken worden behandeld, separaat van de algemene chat [[irc://​irc.piratpartiet.se/​piratenpartij|#​piratenpartij]] waarin nieuwkomers binnen komen en geen organisationeel overleg behoort te worden gevoerd.
 +
 +===== Op IRC =====
 +Om binnen chats een duidelijke hiërarchie te creëren stellen wij de volgende structuur voor: 
 +  * Chat beheerders/​werkgroep Coördinators (alléén van de betreffende groep) words **Ops**
 +  * Werkgroep leden worden **Voices**
 +  * Ieder ander is gewoon een **User**
 +Ook bestuur, onafhankelijke coördinatoren enz. van andere werkgroepen,​ bovenliggende,​ nevenliggend of onderliggend zijn dus gewoon users; de + status geeft alleen aan dat de betreffende mensen actieve leden zijn in een groep en daarmee mensen van antwoorden kunnen voorzien indien ze vragen hebben, dit om duidelijkheid te scheppen binnen de chat. Mensen met een status hebben dus ook daadwerkelijk iets te zeggen op het betreffende kanaal én binnen de betreffende werkgroep.
 +
 +Binnen bijvoorbeeld de algemene chat kunnen mensen worden geworven om deel te nemen aan werkgroepen door alle segmenten binnen de partij. Alle activiteiten worden gesegmenteerd. Tot op lokaal niveau hebben we onderliggende partij-cellen (provincies,​ regio'​s en steden) met elk hun eigen werkgroepen. Cellen worden benaderd zoals werkgroepen door de bovenliggende coördinatoren. Landelijk zien we dus de provincies als cellen (werkgroepen) en hebben we dus verschillende werkgroepen die zich bezig houden met landelijke kwesties. Lokale cellen kunnen bijvoorbeeld besluiten zelf posters te maken of dit in een gezamelijke cel regionaal aan te pakken. ​
 +
 +===== De communicatie ladder =====
 +Het is de bedoeling dat alle coördinatoren een voortgang geven aan hun bovenliggende coördinatoren teneinde overal een goed status overzicht te krijgen. Bijvoorbeeld:​ een landelijke coördinator hoeft niet te weten dat in Arnhem iemand zijn teen heeft gekneusd bij het plakken. De coördinator aldaar dient dan te zorgen dat die persoon wordt geholpen of wordt vervangen en dit dient in de betreffende werkgroep te worden geregeld. De betreffende werkgroep rapporteert naar de regio coördinator in hoeverre ze hun werk hebben gedaan, de regionale coördinator zet deze informatie van zijn/haar regio door naar de provinciale coördinatoren. Van de provinciale coördinatoren verwachten wij dan uiteindelijk alleen de rapportage met betrekking tot het plakken (in hoeverre de gebieden zijn gedekt) zodat we dit aan het bestuur kunnen doorspelen en zodat we actie kunnen ondernemen wanneer bepaalde gebieden niet of onderbemand zijn.
 +
 +Alvorens er op landelijk niveau word ingegrepen op een onderliggend niveau wordt er verwacht dat de onderliggende coördinatoren op hun beurt eerst alles hebben geprobeerd om een probleem zelf op te lossen.
 +Van onderliggende cel-coördinatoren word verwacht dat ze een pad als dit aanmaken en onderhouden zodat iedereen weet wie, wat of waar. Iedereen, ook het bestuur, kan op verschillende niveaus en in verschillende werkgroepen helpen, hierbij is een eventuele hogere status op een ander niveau of in een andere werkgroep onbelangrijk. Wat wél belangrijk is, is dat de dingen gebeuren die gebeuren moeten. Dit doen we door op de juiste plekken coördinatoren aan te stellen die verantwoordelijk zijn voor hun onderliggende activiteiten. Als iedereen graag de baas wil zijn en groot aanzien wil genieten zijn we meer bezig om van links naar rechts te rennen dan de taken die er liggen uit te voeren.
 +
 +===== Rapportages =====
 +et is bij de rapportages handig om ook al over toekomstige integratie in een groter digitaal geheel na te denken. Als de rapportages via een website gedaan kunnen worden, waarbij je op een project klikt met waar al de meetmomenten van fase 1 tot en met 3 in zijn opgenomen dan hoeft alleen de relevante data ingevoerd te worden. Op termijn zou dit handig zijn voor het bestuur en anderen om die rapportages inzien.
 +
 +Het rapporteren van projectvoortgang in Piratenpartij kan een flinke update gebruiken. Het volgende voorstel is met betrekking tot projecten waar een team mee bezig is, individueel werk behoeft geen rapportage. De rapportages hoeven geen lange teksten te zijn, als er maar met helder taalgebruik gewerkt wordt en alle vragen worden beantwoord. Het hoeft niet meer te zijn dan twee minuten werk per rapportage. Als iets kort gezegd kan worden, houd het dan ook kort.
 +
 +=== Rapportage 1 ===
 +Als er een opdracht komt, of een projectvoorstel wordt goedgekeurd dan is handig als een team ook even een opzet maakt over hoe ze een bepaald project gaan aanpakken. Dit geldt dan als het eerste rapportagemoment. Deze is bedoeld om te kijken of de opdracht wel goed begrepen is zodat er vanaf het begin de juiste richting op gevaren wordt, om het maar in piratentermen uit te drukken. In deze fase is het van belang om de communicatie te stroomlijnen,​ dit in het belang van het groepswerken op afstand. Omdat de projectgroepen ook aangestuurd worden is het van belang om alle informatie met betrekking tot de communicatie binnen het specifieke project goed aan te geven, welke IRC-kanalen worden gebruikt? Welke mailinglijst?​
 +
 +== Opzet ==
 +  * Coördinator met e-mailgegevens
 +  * Teamnaam
 +  * Datum
 +  * Deelnemers van team m.b.t. rapportage (transparant houden van besluitvorming)
 +  * Projectplanning
 +    * Doelstelling project
 +    * Per week/maand een indeling van wie wat gaat doen binnen het team
 +    * Afspraken maken inzake onderlinge communicatie (IRC, pads, etc.)
 +
 +=== Rapportage 2 ===
 +Tijdens de uitvoering van een project is het de bedoeling om te kijken of het werk volgens schema verloopt. Dit kan door de vooraf opgestelde planning te gebruiken. Op deze manier kan gekeken worden of er realistische planningen gemaakt worden en of teams productief zijn. Dit vereist regelmatig overleg op IRC, daarvan dan verslag naar coördinatie. Hoe vaak ligt aan de werkgroep, maar toch tenminste eens per week op een vaste dag/tijd. Zorg dat ze actief blijven, dat ze blijven praten (ook onderling), dat de hogere bestuurslagen ook op de hoogte blijven, dat buitenstaanders ook mee kunnen doen, en dat vriendjespolitiek voor zover mogelijk wordt uitgesloten.
 +
 +== Opzet ==
 +  * Coördinator met e-mailgegevens
 +  * Teamnaam
 +  * Datum
 +  * Deelnemers van team m.b.t rapportage (transparant houden van besluitvorming)
 +  * Projectplanning
 +    * Doelstelling project
 +    * Projectplanning op schema? Welke doelstellingen zijn al gehaald?
 +    * Worden de afspraken inzake onderlinge communicatie nageleefd?
 +
 +=== Rapportage 3 ===
 +Na afloop van een project is het handig om te weten of een project aan het vooraf bedachte plan voldoet. Wat is goed gegaan? Wat is minder goed gegaan?
 +
 +== Opzet ==
 +  * Coördinator met e-mailgegevens
 +  * Teamnaam
 +  * Datum
 +  * Deelnemers van team m.b.t rapportage (transparant houden van besluitvorming)
 +  * Projectplanning
 +    * Doelstelling project
 +    * Projectplanning gehaald? Zoja, mooi werk, zonee, waarom niet?
 +    * Projectdoelstelling gehaald? ​
 +    * Rapportage over onderlinge communicatie
 +  * Geef hier kort aan wat er goed is gegaan
 +  * Geef hier kort aan wat er minder goed is gegaan
archief/tk2012/communicatie/organisatiestructuur.txt · Laatst gewijzigd: 2014/05/30 16:47 (Externe bewerking)