De coördinator of secretaris mailt de agenda naar de betrokkenen, bijvoorbeeld via een link naar de Piratepad of wiki, en het tijdstip en locatie (fysiek of online medium), bij voorkeur minimaal twee dagen van te voren.

De vergader agenda bestaat uit:

• Punten van de vorige agenda.
• Nieuwe van te voren aangemelde punten.
• Mededelingen, van te voren aangegeven in de Piratepad of wiki.
• Mededelingen naar aanleiding van binnengekomen post.

• Ga bij elke vergadering eerst de status van oude vergaderpunten af (voor het gemak kun je ze in de notulen kopiëren, en daar bewerken). Wat is de status, nog lopende of al voltooid? Dit laat ook direct zien welke leden zich actief inzetten en verantwoordelijkheid nemen.
• Zorg dat je aan het einde van een vergaderpunten alle te ondernemen acties bij iemand neerlegd, of anders het vergaderpunt naar de lange termijn verschuift. Wanneer het punt bij iemand ligt is het mogelijk om eventueel een deadline af te spreken en ook de verantwoordelijkheid bij iemand neer te leggen.
• Zet de vergaderpunten altijd op volgorde van prioriteit dat je ze wilt bespreken. Als iemand niet aanwezig is, of tot of vanaf een bepaalde tijd, kun je hier ook rekening mee houden in de planning van je agenda.
• Wanneer er teveel besproken moet worden voor een vergaderpunt, kijk dan of het een mogelijkheid is dat een aantal personen dit eerst verder uitwerken of start gezamenlijk een PiratePad voor alle feedback/ideeën, anders loopt je vergadering teveel uit. Focus je op beslissingen en slagvaardig handelen.
• Houd de tijd in de gaten. Halverwege de tijd, is het het mooist om halverwege je agenda te zijn!

• Zorg dat je als voorzitter grip hebt op de vergadering. Zorg dat de vergadering niet teveel uitloopt, alle agendapunten zijn besproken aan het eind van de vergadering en dat de discussie niet in drijfzand beland of op een zijspoor beland. In extreme gevallen zul je mensen ook tot de orde moeten kunnen roepen.
• Zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering. Neem voor en na de vergadering de tijd voor acties en voorbereidingen. Zo benut je de vergadering optimaal, en weet iedereen waar het over gaat.
• Wanneer je iets zou uitwerken, mail dit dan voor de vergadering, zodat met de vergadering iedereen het erover kan hebben, en je eventueel al feedback hebt verwerkt.