Wiki Piratenpartij

Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen

Spoor:
orgaan:presidium:documentatie

Verschillen

Dit geeft de verschillen weer tussen de geselecteerde revisie en de huidige revisie van de pagina.

Link naar deze vergelijking

Beide kanten vorige revisieVorige revisie
Volgende revisie		Vorige revisie
Volgende revisieBeide kanten volgende revisie
orgaan:presidium:documentatie [2016/12/23 09:02] – Ricoorgaan:presidium:documentatie [2016/12/23 10:34] – Rico
Regel 5: Regel 5:
   * [[https://pad.piratenpartij.nl/p/Draaiboek_ALV_Consultatie|Consultatie voor dit draaiboek.]]   * [[https://pad.piratenpartij.nl/p/Draaiboek_ALV_Consultatie|Consultatie voor dit draaiboek.]]
   * [[:reglementen:vergaderreglement|Meer informatie over het algemene vergaderreglement.]]   * [[:reglementen:vergaderreglement|Meer informatie over het algemene vergaderreglement.]]
 +  * spelregels - [[https://wiki.piratenpartij.nl/notulen:alv:juni_2016:vergaderregels|vergaderreglement]]
  
 ===== Types ALV ===== ===== Types ALV =====
Regel 24: Regel 25:
 ==== Tussentijdse of nood-ALV ==== ==== Tussentijdse of nood-ALV ====
  
-Dit type ALV kan uitgeroepen worden voor een tal van redenen. Op dit type ALV worden vaak het Bestuur aangevuld, en is er veel tijd voor moties en andere zaken die op de andere ALV's blijven liggen.+Dit type ALV kan uitgeroepen worden voor een tal van redenen. Op dit type ALV worden vaak het Bestuur aangevuld, en is er veel tijd voor moties en andere zaken die op de andere ALV's blijven liggen. Een voorbeeld hiervoor was de [[https://piratenpartij.nl/activiteit/algemene-ledenvergadering/|ALV van 5 juni 2016]], waarin over [[https://piratenpartij.nl/wp-content/uploads/2016/05/Statuten_20160512.pdf|nieuwe Statuten]] en [[https://piratenpartij.nl/wp-content/uploads/2016/05/huishoudelijkreglement_20160524.pdf|HR ]]werd gestemd.
  
 ==== Verkiezings-ALV ==== ==== Verkiezings-ALV ====
Regel 38: Regel 39:
 ===== 1. Algemeen ===== ===== 1. Algemeen =====
  
-Dit deel van dit draaiboek is relevant voor het presidium en gaat over de fysieke randvoorwaarden van het organiseren van een ALV.+Dit deel van dit draaiboek gaat over de fysieke randvoorwaarden van het organiseren van een ALV.
  
 ==== 1A. Checklist. ==== ==== 1A. Checklist. ====
Regel 48: Regel 49:
 Zonder aan dit gedeelte van de checklist te voldoen mag er geen ALV plaats vinden. Zonder aan dit gedeelte van de checklist te voldoen mag er geen ALV plaats vinden.
  
-  * Locatie. +  * Locatie (kondig de ALV aan bij de huurbaas). 
-  * [[:orgaan:presidium:documentatie#uitnodiging|Formele uitnodiging]]. +  * [[:orgaan:presidium:documentatie#uitnodiging|Verzorg formele uitnodiging]]. 
-  * [[:orgaan:presidium:documentatie#agenda|Agenda]]. +  * [[:orgaan:presidium:documentatie#agenda|stel agenda op]]. 
-  * Ledenadministratie voor ledenverificatie. Ergo: een vertegenwoordiger van het Secretariaat. +  * Ledenadministratie op de ALV (regel een vertegenwoordiger van het bestuur/Secretariaat). 
-  * __Notulist.__+  * __Notulist.__  (regel een notulist, secretaris van bestuur)
   * __Zitplaatsen.__   * __Zitplaatsen.__
   * __Belichting.__   * __Belichting.__
   * __Sanitair.__   * __Sanitair.__
   * __EHBO.__   * __EHBO.__
-  * __Opruimcrew.__ +  * __Opruimcrew__
-=== Uitgebreide checklist === +
- +
-Dit gedeelte van de checklist is niet noodzakelijk, maar (zeer) gewenst. +
   * __Rode & Groene stemkaartjes__ ((Deze worden uniek gemaakt per ALV met een bepaalde opdruk of vorm)) .   * __Rode & Groene stemkaartjes__ ((Deze worden uniek gemaakt per ALV met een bepaalde opdruk of vorm)) .
   * __Geluidsapparatuur.__   * __Geluidsapparatuur.__
   * __Audioregistratie.__   * __Audioregistratie.__
-  * [[:orgaan:presidium:documentatie#handout|Handout]].+  * [[:orgaan:presidium:documentatie#handout|Handouts]].
   * __Beamer / Projectie.__   * __Beamer / Projectie.__
   * __Internetverbinding.__   * __Internetverbinding.__
Regel 74: Regel 71:
   * Wifi voor participanten.   * Wifi voor participanten.
   * Externe decoratie om het gebouw zichtbaar te maken.   * Externe decoratie om het gebouw zichtbaar te maken.
-  * Beeldapparatuur. 
-  * Beeldregistratie. 
-  * Online videostream. 
-  * Interne decoratie voor de zaal etc. 
-  * Aansluiting electriciteit voor participanten. 
   * Afterparty.   * Afterparty.
  
-==== 1B. Roadmap ====+==== 1B. Stappenplan ====
  
-Hier volgt de planning voor het organiseren van een ALV, met deadlines, punten van aandacht, etc. +63 dagen (9 weken) tot de ALV
- +
-=== 63 dagen (9 weken) tot de ALV ===+
  
   * De datum & locatie wordt definitief vastgesteld.   * De datum & locatie wordt definitief vastgesteld.
   * Het Presidium stelt een voorlopige agenda op met daarin alle verkiezingen die op de komende ALV aan bod komen en een schatting van hoeveel tijd er over is voor moties e.d.   * Het Presidium stelt een voorlopige agenda op met daarin alle verkiezingen die op de komende ALV aan bod komen en een schatting van hoeveel tijd er over is voor moties e.d.
   * Het Presidium maakt een agendapunt c.q. webpagina aan voor de ALV. Deze is 56 Dagen voor de ALV gereed.   * Het Presidium maakt een agendapunt c.q. webpagina aan voor de ALV. Deze is 56 Dagen voor de ALV gereed.
-  * Het Presidium schrijft een formele uitnodiging en verzendt deze naar het Secretariaat c.q. het Bestuur voor verdere verspreiding naar de leden. In deze uitnodiging staat de datum, locatie, voorlopige agenda, een link naar de webpagina, en de deadlines en methode voor het aanleveren van moties, verzoeken tot spreektijd, etc. Deze is 56 Dagen voor de ALV verzonden vanuit het Presidium. Om verwarring te voorkomen, wordt de exacte uitnodiging verzonden, en in een begeleidend communiqué aangekondigd. Het verzoek om een vertegenwoordiger van het Secretariaat zal in een derde bericht plaats vinden. +  * Het Presidium schrijft een formele uitnodiging en verzendt deze naar het Secretariaat c.q. het Bestuur voor verdere verspreiding naar de leden. In deze uitnodiging staat de datum, locatie, voorlopige agenda, een link naar de webpagina, en de deadlines en methode voor het aanleveren van moties, verzoeken tot spreektijd, en de procedure voor machtigen. 
-  * Het Presidium vindt in de komende maand leveranciers voor alle punten op de checklist, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. Dit is 28 dagen voor de ALV afgerond.+  * Het Presidium zorgt voor alle punten op de checklist, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. Dit is 28 dagen voor de ALV afgerond.
  
 === 28 dagen tot ALV === === 28 dagen tot ALV ===
  
-  * Uiterste datum voor het verzenden van de uitnodiging naar de leden door het Bestuur (in de toekomst Secretariaat). Ingeval het Bestuur verzaakt, dient dit onmiddellijk gecorrigeerd te worden door de Ledenraad te informeren van deze stand van zaken met een verzoek om actie. +  * Uiterste datum voor het verzenden van de uitnodiging naar de leden door het Bestuur (Secretariaat). ALV controleert dit en escaleert zo nodig naar ledenraad. 
-  * Het Presidium loopt de leverancierslijst na om zeker te stellen dat alle punten afgedekt zijn, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. Ingeval dit nog niet op orde is, dient dit onmiddellijk gecorrigeerd te worden door het Presidium. +  * Het Presidium loopt de leverancierslijst na om zeker te stellen dat alle punten afgedekt zijn, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. Ingeval dit nog niet op orde is. 
-  * Het Presidium stelt een begroting voor de ALV op en levert deze aan de penningmeester c.q. het bestuur. Deze is 28 dagen voor de ALV aan het Bestuur verzonden((Het verzoek aan het Bestuur is om een vast staand budget voor een ALV te begroten in de toekomst)) . +  * Het Presidium stelt een begroting (print outs, denk ook aan koffie en/of broodjes) voor de ALV op en levert deze aan de penningmeester c.q. het bestuur. Deze is 28 dagen voor de ALV aan het Bestuur verzonden((Het verzoek aan het Bestuur is om een vast staand budget voor een ALV te begroten in de toekomst)) . 
-  * Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en informeert de werkgroep communicatie van eventuele belangrijke updates.+  * Het Presidium zorgt dat de ALV webpagina up-to-date is en publiceert deze via een item op de Piratenpartij.nl website
  
 === 14 dagen tot ALV === === 14 dagen tot ALV ===
  
   * Het Presidium stelt de begroting definitief vast. Termijn voor het Bestuur om deze begroting af te wijzen verloopt((2 weken is wellicht nog net genoeg tijd om goedkopere alternatieven te vinden als het Bestuur de begroting afwijst.)) .   * Het Presidium stelt de begroting definitief vast. Termijn voor het Bestuur om deze begroting af te wijzen verloopt((2 weken is wellicht nog net genoeg tijd om goedkopere alternatieven te vinden als het Bestuur de begroting afwijst.)) .
-  * Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en informeert de werkgroep Communicatie van eventuele belangrijke updates.+  * Het Presidium zorgt dat de ALV webpagina up-to-date is, 
 +  * Het Presidium maakt een hand out met daarop ten minste de agenda en stemprocedure,
  
 === 7 dagen tot ALV === === 7 dagen tot ALV ===
  
   * Het Presidium stelt de agenda definitief vast.   * Het Presidium stelt de agenda definitief vast.
-  * Het Presidium loopt alle leveranciers langs om zeker te stellen dat deze nog altijd hun afspraken kunnen nakomen, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. Ingeval dit niet zo is, wordt de back-up de primaire leverancier, en dient er een nieuwe back-up gevonden te worden. +  * Het Presidium loopt alle leveranciers langs (is de ruimte echt gereserveerd, hebben we de sleutel, kan de slagboom open, is er koffie, de versterkingsinstallatie, wie richt de zaal in, wie ruimte de zaal na afloop weer op) om zeker te stellen dat deze nog altijd hun afspraken kunnen nakomen, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. 
-  * Het Presidium maakt een hand out met daarop ten minste de agenda, stemprocedure, en de belangrijkste punten uit de [[:reglementen:vergaderreglement|vergaderregelementen]] (i.e. hoe een punt van de orde aan te dragen etc). Tevens staat in deze hand out hoe en waar men bezwaar kan maken tegen audio en beeldregistratie, en hoe publicatie kan worden voorkomen voor hun persoon. +  * Het Presidium maakt 50 print outs (of zoveel als nodig) met daarop ten minste de agenda en stemprocedure en de belangrijkste punten uit de [[:reglementen:vergaderreglement|vergaderregelementen]] (i.e. hoe een punt van de orde aan te dragen etc). 
-  * Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en informeert de werkgroep communicatie om de agenda en eventuele andere belangrijke updates te verspreiden.+  * Het Presidium zorgt dat de ALV webpagina up-to-date is en publiceert deze via een item op de Piratenpartij.nl website
  
 === 1 dag voor de ALV === === 1 dag voor de ALV ===
  
   * Hand out voor de ALV dient gedrukt te zijn.   * Hand out voor de ALV dient gedrukt te zijn.
-  * Laatste & grondige check van de checklists, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. Noodgrepen kunnen nu nog georganiseerd worden. +  * Laatste & grondige check van de checklists, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] en [[:orgaan:presidium:documentatie#leden|3]]. 
-  * Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en verzoekt de werkgroep communicatie om een laatste oproep.+  * Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is
  
 === Op de dag van de ALV === === Op de dag van de ALV ===
  
-  * Leden van het Presidium, een vertegenwoordiger van het Secretariaat en leveranciers dienen zich ten minste 1 uur voor aanvang op locatie te melden. +  * Leden van het Presidium, een vertegenwoordiger van het Secretariaat en leveranciers zijn ten minste 1 uur voor aanvang op locatie.
-  * Er dienen 4 plaatsen aangewezen te worden op locatie, door de voorzitter Presidium: +
-      * Entree +
-      * Podium +
-      * Eén of meerdere sprekerslocatie(s) (voor mondelinge communicatie uit de zaal) +
-      * Zitplaatsen +
-      * Bezoekersvak, ingeval er geen rode & groene stemkaarten zijn en stemming per handopsteking noodzakelijk is. +
- +
-==== Vooraf aan de ALV ==== +
- +
-=== Voor de gehele locatie ===+
  
   * Zal de internetverbinding opgezet worden.   * Zal de internetverbinding opgezet worden.
   * Zullen de audio- en beeldstream opgezet worden((Doch niet de registratie, die op specifieke locaties gericht zal zijn.)) .   * Zullen de audio- en beeldstream opgezet worden((Doch niet de registratie, die op specifieke locaties gericht zal zijn.)) .
-  * Zal de wifi voor participanten opgezet worden.+
   * Zal externe en interne decoratie opgezet worden.   * Zal externe en interne decoratie opgezet worden.
   * Zal een locatie opgezet worden voor de EHBO.   * Zal een locatie opgezet worden voor de EHBO.
   * Zal een locatie opgezet worden voor de catering.   * Zal een locatie opgezet worden voor de catering.
-  * Zal belichting opgezet worden mits noodzakelijk. +Bij de Entree
- +
-=== Bij de Entree ===+
  
   * Zal een tafel neergezet worden met tenminste twee zitplaatsen en ruimte voor een wachtrij.   * Zal een tafel neergezet worden met tenminste twee zitplaatsen en ruimte voor een wachtrij.
Regel 147: Regel 126:
   * Zullen de rode & groene stemkaartjes, stembiljetten, handout en eventuele verdere items neergelegd worden waarvan iedere bezoeker of geverifieerd lid geacht wordt een kopie te hebben.   * Zullen de rode & groene stemkaartjes, stembiljetten, handout en eventuele verdere items neergelegd worden waarvan iedere bezoeker of geverifieerd lid geacht wordt een kopie te hebben.
   * Zal het wachtwoord voor de WiFi duidelijk zichtbaar geplaatst worden.   * Zal het wachtwoord voor de WiFi duidelijk zichtbaar geplaatst worden.
-  * Zal het Presidium een lijst neerleggen van machtigingen<sup>((7)))</sup>+  * Zal het Presidium een lijst neerleggen van machtigingen((7)) )
   * N.B. De entree dient een half uur voor aanvang gereed te zijn om bezoekers te ontvangen.   * N.B. De entree dient een half uur voor aanvang gereed te zijn om bezoekers te ontvangen.
  
Regel 168: Regel 147:
   * Zal belichting opgezet worden mits noodzakelijk.   * Zal belichting opgezet worden mits noodzakelijk.
   * Nabij het podium zal de technische staf opgezet worden, die het beeld, geluid, belichting, streams, internetverbinding en eventuele andere technische zaken controleert.   * Nabij het podium zal de technische staf opgezet worden, die het beeld, geluid, belichting, streams, internetverbinding en eventuele andere technische zaken controleert.
-  * Nabij het podium zal een plaats opgezet worden voor het tellen van schriftelijke stemmen, mits relevant<sup>((8)))</sup> .+  * Nabij het podium zal een plaats opgezet worden voor het tellen van schriftelijke stemmen, mits relevant((8)) ) .
   * Nabij het podium zal een tafel opgezet worden voor vragen- en stemdozen op een locatie makkelijk bereikbaar vanaf de zitplaatsen en duidelijk zichtbaar vanaf het Presidium, mits relevant((Zie punt  [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] &  [[:orgaan:presidium:documentatie#vragenronde|Appendix 7: Vragenronde]])) .   * Nabij het podium zal een tafel opgezet worden voor vragen- en stemdozen op een locatie makkelijk bereikbaar vanaf de zitplaatsen en duidelijk zichtbaar vanaf het Presidium, mits relevant((Zie punt  [[:orgaan:presidium:documentatie#verkiezingen|2]] &  [[:orgaan:presidium:documentatie#vragenronde|Appendix 7: Vragenronde]])) .
  
Regel 358: Regel 337:
       * Tellingsformulieren       * Tellingsformulieren
       * 2 pennen       * 2 pennen
-      * Een print van [[:orgaan:presidium:documentatie#schriftelijke_stemming|Appendix 5: Schriftelijke stemming]], sectie: stemmen tellen(( Zie  [[:orgaan:presidium:documentatie#schriftelijke_stemming|Appendix 5: Schriftelijke stemming]])) .+      * Een print van [[:orgaan:presidium:documentatie#schriftelijke_stemming|Appendix 5: Schriftelijke stemming]], sectie: stemmen tellen(()) .
       * A4 enveloppen       * A4 enveloppen
       * Verzegeling       * Verzegeling
orgaan/presidium/documentatie.txt · Laatst gewijzigd: 2018/01/22 01:06 door 46.229.168.79