Algemene voorwaarden voor het gebruik van de Piratenmail

Bestuurlijk vastgesteld 30-08-2022.

Dit is een kopie van het orgineel.
Verduidelijkende wijzigingen, in afwachting van bestuurlijke goedkeuring, zijn onderstreept. Momenteel zijn er geen onderstrepingen.

Overwegende dat:

• De Piratenmail is bestemd om ingezet te worden door leden van onze Piratenpartij.
• De aanduiding @piratenpartij.nl straalt professionaliteit uit en wekt de verwachting bij het publiek dat mails die met dat account zijn verstuurd in lijn zijn met waar Piratenpartij voor staat.
• Het doel is om het Piratennetwerk te vergroten en communicatie te doen waarbij duidelijk is dat dit vanuit de Piratenpartij gebeurt.
• Dit betekent dat het gebruik van de Piratenmail de doelen van de Piratenpartij moeten steunen.
• Omdat wij als Piratenpartij staan voor een open en transparante overheid, “Een open en transparante overheid is een basisvoorwaarde voor een goede democratie”.
• En tevens dat de privacy van burgers gewaarborgd dient te worden, ook digitaal, zal het duidelijk zijn dat wij als Piratenpartij hierin een goed voorbeeld moeten geven.
• Dit betekent dat voor het gebruik van onze e-mail adressen door onze leden, wij als Piratenpartij, de privacy moeten waarborgen en transparant moeten zijn wanneer dat noodzakelijk blijkt.
• Met betrekking tot de AVG: Een zakelijk e-mailadres valt onder de AVG, als de naam van de medewerker er in voorkomt EN de e-mail adressen verwerkt worden.
• Bij de Piratenpartij is dit niet het geval, wij verwerken geen e-mail adressen met een winstgevend of productiedoel.

Algemene voorwaarden voor het gebruik van het Piratenpartij-e-mailadres:

1. De Piratenmail is bestemd om ingezet te worden door (actieve) leden van onze Piratenpartij.
2. Het Piratenpartij e-mailadres wordt uitgegeven zodat Piraten op een Piratenpartij e-mailadres bereikbaar zijn en zich hiermee namens de Piratenpartij kunnen profileren. Het is dus in principe niet bedoeld voor privézaken.
3. Het formaat van het e-mailadres is voornaam.achternaam@piratenpartij.nl of voornaam.tussenvoegsel.achternaam@piratenpartij.nl
4. In uitzonderlijke omstandigheden kan hier van afgeweken worden. Daarover besluit het bestuur.
5. Het Piratenpartij e-mailadres blijft eigendom van de Piratenpartij.
6. Gedurende het lidmaatschap is de inhoud van het Piratenpartij e-mailadres privé. Niemand van de Piratenpartij kijkt in de mailboxen, tenzij er van misbruik sprake is of misbruik om zwaarwegende redenen vermoed wordt. Inzage van betreffende mails kan alleen met toestemming van het Bestuur.
7. Het kan nodig zijn, om technische redenen, voor het oplossen van problemen, toch een e-mail of e-mail adres te moeten bekijken. Dan gebeurt dit alleen met uitdrukkelijke toestemming van het lid.
8. Leden die stoppen met lid zijn en een Piraten mailadres hebben, worden gevraagd om niet-relevante en / of privézaken uit de mailbox te verwijderen vóór beëindiging van het lidmaatschap. En om zaken die relevant zijn voor de Piratenpartij te laten staan voor noodzakelijke raadpleging. Alle gekoppelde accounts (van bijvoorbeeld sociale media) die aan het Piraten e-mailaccount gekoppeld zijn, dienen door de gebruiker tijdig verwijderd te worden of aan de Piratenpartij overgedragen te worden, al naar gelang wat van toepassing is.
9. Na afloop van het lidmaatschap wordt het Piratenpartij e-mailadres overgenomen door de Piratenpartij en binnen een maand opgeheven. Alle e-mail die daarna nog binnen komt op het opgeheven e-mail adres wordt door de ICT-afdeling opgepakt en eventueel aan iemand die daarvoor in aanmerking komt doorgestuurd voor finale afhandeling.
10. Het ICT-team werkt volgens de normen van de Piratenpartij (transparantie en privacy). Bij escalatie kan het bestuur betrokken worden.
11. In het kader van een goede bedrijfsvoering vallen nieuwe, bestaande en opgeheven e-mail adressen van PPNL onder dit protocol.

PROTOCOL VAN DE PIRATEN E-MAIL PPNL

1. Een e-mailaccount wordt aangevraagd bij het bestuur.
2. Het bestuur besluit over het aanmaken van het mailadres en de vorm.
3. Na goedkeuring van het bestuur stuurt het bestuur een aanmaakverzoek met daarin het e-mailadres van de aanvrager en het vastgestelde @piratenpartij.nl e-mailadres naar ict@piratenpartij.nl.
4. Het ICT-team maakt het e-mailaccount aan.
5. De gebruiker van het e-mailadres stemt in met bovenstaande voorwaarden door het e-mailaccount in gebruik te nemen.
6. Het lid gebruikt het e-mail adres volgens de algemene voorwaarden van de Piratenmail. Worden deze voorwaarden geschonden of wordt er misbruik van het e-mail adres gemaakt, dan heeft het bestuur de mogelijkheid het e-mail adres tijdelijk of geheel op te heffen.
7. De gebruiker mag zelf op ieder moment aangeven wanneer het e-mail adres moet worden beëindigd bij de ICT-afdeling.
8. Zodra een lid zijn lidmaatschap opgeeft wordt zijn e-mail adres bij de Piratenpartij overgenomen en voor het lid buiten werking gesteld.
9. Zowel bij punt 7 als 8 geldt, dat de e-mailberichten dan nog maximaal 1 maand bewaard worden gerekend vanaf het moment van opheffen. Tegen dit besluit kan het lid in beroep gaan bij de Beroepscommissie. Pas als het besluit na uitspraak van de beroepscommissie definitief wordt, zullen de berichten nog maximaal 1 maand bewaard blijven, gerekend vanaf de datum van het definitieve besluit.
10. Bij iedere vorm van het opheffen van het e-mailadres is de gebruiker administratief verplicht het e-mailadres op te schonen en belangrijke zaken met het bestuur te delen die eventueel gearchiveerd moeten worden. Wordt dit niet gedaan, dan wordt er contact hierover met de gebruiker opgenomen om dit goed af te handelen.

Om bovenstaande richtlijnen en protocol duidelijk te maken aan alle huidige en nieuwe gebruikers worden hiervoor algemene voorwaarden en een gebruikersprotocol opgesteld en aan alle via e-mail bereikbare leden gedeeld.
Daarnaast zullen de algemene voorwaarden betreffende e-mailgebruik op onze website bij privacy worden gezet.
Alle huidige gebruikers dienen zich te houden aan deze voorwaarden en het protocol.
Indien een gebruiker het daar niet mee eens is, dan rest alleen de mogelijkheid om het account op te heffen.