Binnengekomen Post voor Werkgroepen

Onder binnengekomen post valt zowel de fysieke post alswel de mail. Elke werkgroep heeft een mailbox als aanspreekpunt waarmee het overgrote deel van de communicatie wordt verricht. Ook vanuit de afdelingen Helpdesk en Werving zal hier alle communicatie naar toe gaan.

• De mailbox wordt beheerd door de coördinators of secretaris. Deze wordt uitgelezen met OTRS.
• Wanneer er actie wordt verwacht naar aanleiding van een brief/mail van de werkgroep dan wordt dit op de agenda gezet voor de volgende vergadering, of wordt de beslissing genomen door de coördinator zelf (voor zover het binnen z'n taak ligt). Wanneer de komende agenda nog niet klaar staat kan deze agenda desnoods direct worden aangemaakt. Zet eventueel in het vergaderpunt dat je nadien uitslag geeft van de bespreking van dit punt.
• Mededelingen kunnen ook worden gedaan in de agenda van de komende vergadering. Zo worden ze niet over het hoofd gezien, en kun je je mailbox schoonhouden (het actiepunt gaat van mail naar agenda, staat op schrift, dus mail kan weg indien je geen terugkoppeling hoeft te geven).
• Mail/acties die van andere werkgroepen worden verwacht, worden direct gekoppeld aan de desbetreffende werkgroep.