Verschillen

Dit geeft de verschillen weer tussen de geselecteerde revisie en de huidige revisie van de pagina.

--- werkgroep:ict:handleidingen:otrs:beheerhandleiding [2023/08/09 14:22] – Wim
+++ werkgroep:ict:handleidingen:otrs:beheerhandleiding [2025/07/09 16:44] (huidige) – [Procedure] Wim
@@ Regel 1: / Regel 1: @@
 ====== OTRS Beheerhandleiding ======
 [[https://doc.otrs.com/doc/manual/admin/6.0/en/html/administration.html|Administration]]\\
 [[https://doc.otrs.com/static/doc-admin/6.0/en/pdf/otrs_admin_book.pdf|OTRS 6]] - Admin Manual. Build Date: 2017-03-06. PDF\\
 [[https://fromcollegetolife.wordpress.com/2014/08/24/otrs-queues-groups-roles-and-agent-creation|Queues, Groups, Roles and Agent Creation]]\\
+===== OTRS Status =====
+[[https://tickets.piratenpartij.nl/otrs/index.pl?Action=AdminSupportDataCollector|Admin Support Data Collector]] is een overzicht van vele statussen in OTRS. Regelmatig even kijken of er aanleiding tot actie is is een goed idee.
 ===== OTRS account aanmaken =====
@@ Regel 19: / Regel 21: @@
   * Vul alles in
     * E-mail adressen mogen geen - (streepjes, mintekens) bevatten.
+    * Het wachtwoord mag geen '\' bevatten. Mogelijk zijn er nog meer verboden tekens. Houdt daar rekening mee als inloggen later niet lukt.
   * Je ontvangt nu een e-mail met een link.
       * Klik op de link
@@ Regel 157: / Regel 160: @@
 Gebruikers kunnen tickets naar de queue Bounces verplaatsen. ICT zorgt er dan voor dat ze daar op enig moment verwijderd worden.
-<color #ed1c24>Dit kunnen een gevaarlijke actie's zijn.  Er kunnen tickets verloren gaan die niet verloren hadden mogen gaan.    Voorzichtigheid is geboden.</color>
+<color #ed1c24>Dit kunnen een gevaarlijke actie's zijn.  Er kunnen tickets verloren gaan die niet verloren hadden mogen gaan. Voorzichtigheid is geboden.</color>
+Verwijderen kan via Admin > 'Generic Agent'
+==== Waarschuwing ====
+Controleer <color #ed1c24>**altijd**</color> voordat de actie wordt uitgevoerd of alle 'Job Settings' zijn zoals je verwacht dat ze zijn.\\
+Dit nalaten kan tot groot dataverlies leiden omdat iemand anders de settings in een onjuiste configuratie heeft achter gelaten.\\
+Eenmaal verwijderde tickets kunnen in OTRS niet meer hersteld worden. Mogelijk nog wel via een backup.
 ==== Maak een backup ====
@@ Regel 173: / Regel 182: @@
   * Verwijder de oude dump.
-==== Procedures ====
+==== Selectie ====
+Een selectie maken is zeer problematisch. Zowel bij het 'Subject' als de tijdgebonden selecties gebeurt er niet altijd wat er verwacht wordt.\\
+Dat kan mede komen doordat de gebruiker niet goed op de hoogte is van hoe de selectie te configureren, dat het niet intuitief is en dat OTRS / Znuny geen goede documentatie heeft.
+Zie de OTRS [[https://doc.otrs.com/doc/manual/user/8.0/en/content/agent/search.html|zoek]] pagina.\\
+Karakters die niet mogen voorkomen in de zoekstring: + - = && || > < ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ / en spaties, zelfs niet tussen "* *".
+In het 'Select Tickets' hoofdstuk gebruik voor de teksten (voorbeeld): "*Mail*Delivery*System*" . Dus met de *'en en de "'s ook als het om de hele string gaat.\\
+De speciale karakters, en ook spaties, kunnen omzeild worden door een * te gebruiken (voorbeeld): "*Cron*www-data@piratenpartij*" (wonderbaarlijk werkt het - teken hier wel).
+Dit werkt niet: Subject:\\
+  "*exim paniclog on mail.piratenpartij.nl has non-zero size*"
+  "*exim paniclog on mail.piratenpartij.nl has non?zero size*"
+  "*OTRS Scheduler Daemon Cron: MailQueueSend*"
+  "*OTRS Scheduler Daemon Cron? MailQueueSend*"
+  "*OTRS?Scheduler?Daemon?Cron??MailQueueSend*"
+  "*Cron*root@mail*etc*cron.daily*"
+  "Cron*root@mail*etc*cron.daily"
+  "*Cron*root@mail*cron.daily*"
+  "*Cron*root@mail*test*"
+Dit werkt wel: Subject:
+  "*exim paniclog*"
+  "*OTRS*Scheduler*Daemon*Cron*MailQueueSend*"
+  "*Cron*root@mail*" (niet alle tickets worden om de een of andere reden geselecteerd.)
+==== Procedures ====
 Hieronder staan de procedures. Het kan verstandig zijn om de niet genoemde hoofdstukken met de attributen daarin te controleren op correctheid.
@@ Regel 182: / Regel 215: @@
 Doe:
+  * Ga naar het [[https://tickets.piratenpartij.nl/otrs/index.pl?Action=AdminGenericAgent|GenericAgent]] scherm: Admin > 'Generic Agent'
-  *
-  * Ga naar de GenericAgent [[https://tickets.piratenpartij.nl/otrs/index.pl?Action=AdminGenericAgent|https://tickets.piratenpartij.nl/otrs/index.pl?Action=AdminGenericAgent]]
   * Daar is een job genaamd "DeleteSpam in all queues"
       * Klik op de zin "DeleteSpam in all queues"
       * Validity: "Yes"
-      * Controleer in het hoofdstuk "Select Tickets" of de instellingen nog goed staan door op "Select Tickets" te klikken
+      * Controleer alle 'Job Settings'. Klik alle hoofdstukken open en controleer. Indien nodig, corrigeer de instelling.
-        * Scroll naar beneden tot je "State" ziet.
+        * In het hoofdstuk "Select Tickets"
-        * Controleer of daar "X Spam" in staat.
+        * Klik op "Select Tickets".
-        * Zo ja, scroll helemaal naar beneden en klik op "Cancel".
+          * Scroll naar beneden tot je "State" ziet.
-        * Zo nee,
+          * Controleer of daar "X Spam" in staat.
-          * Klik in het vak van "State"
+          * Zo ja, ga dan verder met het controleren van de andere instelllingen (settings)
-          * Klik op "Spam"
+          * Zo nee,
-          * Klik op "Confirm"
+            * Klik in het vak van "State"
-          * Zo ja, scroll helemaal naar beneden en klik op "Save and finish"
+            * Klik op "Spam"
-      * Scroll naar boven en dan weer naar beneden en contorleer of alle andere velden leeg zijn, danwel de instelling op iets van uit staat.
+            * Klik op "Confirm"
-  * Click in de regel "DeleteSpam in all queues" aan de rechter zijde op "Run this task"
+  * Als **alle** settings gecontroleerd zijn klik dan in de regel "DeleteSpam in all queues" aan de rechter zijde op "Run this task"
-  * In het nieuwe scherm klik op de "Run task" knop.
+  * In het nieuwe scherm
+    * Stel vast hoeveel berichten verwijderd gaan worden
+    * Klik op de "Run task" knop.
       * Het kan een tijdje duren voordat de task klaar is.
+      * Als er meer dan 4000 Spam berichten zijn moet er wederom op "Run this task" geklikt worden om de volgende portie van maximaal 4000 berichten te verwijderen.
 ===== Admin rechten =====