Draaiboek Algemene Ledenvergaderingen
Dit is het stap-voor-stap draaiboek voor het organiseren van een Algemene Ledenvergadering (ALV). Dit document is opgesteld voor het Presidium, door het Presidium. Het presidium is het uitvoerend orgaan dat de organisatie, voorzitterschap en nazorg doet voor de vergadering. Dit document is ook relevant voor kandidaten en andere leden die aan een ALV bij willen dragen.
Types ALV
De Piratenpartij in Nederland kent verschillende soorten ALV's, dit is vastgelegd in de Statuten. Hoewel de rest van het draaiboek hier geen onderscheid in maakt, is het belangrijk deze te benoemen:
Jaarlijkse ALV
Tussentijdse of nood-ALV
Verkiezings-ALV
Jaarlijkse ALV
De jaarlijkse ALV vindt plaats tussen 1 oktober en 31 december. Op deze ALV komt in ieder geval aan bod:
Tussentijdse of nood-ALV
Dit type ALV kan uitgeroepen worden voor een tal van redenen. Op dit type ALV worden vaak het Bestuur aangevuld, en is er veel tijd voor moties en andere zaken die op de andere ALV's blijven liggen. Een voorbeeld hiervoor was de ALV van 5 juni 2016, waarin over nieuwe Statuten en HR werd gestemd.
Verkiezings-ALV
Verkiezings-ALV's staan in het teken van een aanstaande verkiezing. Zaken die hier niet direct betrekking op hebben, komen niet aan bod. Op deze ALV's komt het volgende aan bod:
De stemming over de kieslijst;
De Ledenraad presenteert het concept-verkiezingsprogramma en legt dit ter stemming voor aan de leden;
Het Bestuur presenteert het plan de campagne voor de verkiezingscampagne en doet hierbij de oproepen voor de relevante werkgroepen.
Randvoorwaarden organisatie ALV
1. Algemeen
Dit deel van dit draaiboek gaat over de fysieke randvoorwaarden van het organiseren van een ALV.
1A. Checklist.
Zorg voor een kale zaal, met aansluiting op het lichtnet en tenminste 50 zitplaatsen. De items staan in volgorde van prioriteit, de belangrijkste eerst.
Minimale checklist
Zonder aan dit gedeelte van de checklist te voldoen mag er geen ALV plaats vinden.
Locatie (kondig de ALV aan bij de huurbaas).
stel vast wat je vergaderreglement is en zorg dat alle presidiumleden dit kennen
-
-
Ledenadministratie op de ALV (regel een vertegenwoordiger van het bestuur/Secretariaat).
Notulist. (regel een notulist, secretaris van bestuur)
Zitplaatsen.
Belichting.
Sanitair.
EHBO.
Opruimcrew
Rode & Groene stemkaartjes 1) .
Geluidsapparatuur.
Audioregistratie.
-
Beamer / Projectie.
Internetverbinding.
Online audiostream.
Online participatie met ledenverificatie
2) 3) .
Spreekgestoelte.
Catering.
Wifi voor participanten.
Externe decoratie om het gebouw zichtbaar te maken.
Afterparty.
1B. Stappenplan
63 dagen (9 weken) tot de ALV
De datum & locatie wordt definitief vastgesteld.
Het Presidium stelt een voorlopige agenda op met daarin alle verkiezingen die op de komende ALV aan bod komen en een schatting van hoeveel tijd er over is voor moties e.d.
Het Presidium maakt een agendapunt c.q. webpagina aan voor de ALV. Deze is 56 Dagen voor de ALV gereed.
Het Presidium schrijft een formele uitnodiging en verzendt deze naar het Secretariaat c.q. het Bestuur voor verdere verspreiding naar de leden. In deze uitnodiging staat de datum, locatie, voorlopige agenda, een link naar de webpagina, de deadlines en methode voor het aanleveren van moties, oproep verzoeken tot spreektijd, de procedure voor machtigen en het te volgen vergaderreglement, verwijzing naar vacature stellingen.
Het Presidium zorgt voor alle punten op de checklist, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt
2 en
3. Dit is 28 dagen voor de ALV afgerond.
28 dagen tot ALV
Uiterste datum voor het verzenden van de uitnodiging naar de leden door het Bestuur (Secretariaat). ALV controleert dit en escaleert zo nodig naar ledenraad.
Het Presidium loopt de leverancierslijst na om zeker te stellen dat alle punten afgedekt zijn, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt
2 en
3. Ingeval dit nog niet op orde is.
Het Presidium stelt een begroting (print outs, denk ook aan koffie en/of broodjes) voor de ALV op en levert deze aan de penningmeester c.q. het bestuur. Deze is 28 dagen voor de ALV aan het Bestuur verzonden
4) .
Het Presidium zorgt dat de ALV webpagina up-to-date is en publiceert deze via een item op de Piratenpartij.nl website. Verwijs hierin ook naar de methode van machtigen en het vergaderreglement.
het presidium maakt een onderlinge taakverdeling (wie regelt de opening van het pand, klaarzetten van stoelen, wie is voorzitter, notulist, wie regelt klaarzet en opruimcrew)
14 dagen tot ALV
Het Presidium stelt de begroting definitief vast. Termijn voor het Bestuur om deze begroting af te wijzen verloopt
5) .
Het Presidium zorgt dat de ALV webpagina up-to-date is,
Het Presidium maakt een hand out met daarop ten minste de agenda en stemprocedure,
7 dagen tot ALV
1 dag voor de ALV
Hand out voor de ALV dient gedrukt te zijn.
Laatste & grondige check van de checklists, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt
2 en
3.
Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is
alle afgegeven machtigingen zijn geverifieerd aan de ledenadminstratie, door secretariaat
Op de dag van de ALV
Zal externe en interne decoratie opgezet worden.
Zal een locatie opgezet worden voor de EHBO.
Zal een locatie opgezet worden voor de catering.
Bij de Entree
Zal een tafel neergezet worden met tenminste twee zitplaatsen en ruimte voor een wachtrij.
Zal een vertegenwoordiger van het Secretariaat plaatsnemen met de ledenadministratie.
Zal een vertegenwoordiger van het Presidium plaatsnemen.
Zullen de rode & groene stemkaartjes, stembiljetten, handout en eventuele verdere items neergelegd worden waarvan iedere bezoeker of geverifieerd lid geacht wordt een kopie te hebben.
Zal het wachtwoord voor de WiFi duidelijk zichtbaar geplaatst worden.
Zal het Presidium een lijst neerleggen van machtigingen
7) )
N.B. De entree dient een half uur voor aanvang gereed te zijn om bezoekers te ontvangen.
Bij de sprekerslocatie(s)
Bij het podium
Zal een tafel opgezet worden met tenminste 3 zitplaatsen: voorzitter Presidium (vergaderleider), notulist & remote participatie.
Indien mogelijk zal deze tafel uitgebreid worden met zitplaatsen voor de overige leden van het Presidium.
Zal een microfoon opgezet worden voor de voorzitter.
Zal een spreekgestoelte met microfoon opgezet worden voor presentaties.
Zal een beamer / projector opgezet worden voor ondersteuning aan presentaties.
Zal belichting opgezet worden mits noodzakelijk.
Nabij het podium zal de technische staf opgezet worden, die het beeld, geluid, belichting, streams, internetverbinding en eventuele andere technische zaken controleert.
Nabij het podium zal een plaats opgezet worden voor het tellen van schriftelijke stemmen, mits relevant
8) ) .
Nabij het podium zal een tafel opgezet worden voor vragen- en stemdozen op een locatie makkelijk bereikbaar vanaf de zitplaatsen en duidelijk zichtbaar vanaf het Presidium, mits relevant
9) .
Op de dag van de ALV
Bij de entree
Zullen de bezoekers zich melden.
Zullen de bezoekende leden geregistreerd worden door de vertegenwoordiger secretariaat. Bij bezwaar mag dit punt overgeslagen worden voor non-leden.
Zullen de bezoekers de hand out en eventuele andere kopij krijgen van de vertegenwoordiger Presidium.
Zullen de bezoekers geattendeerd worden op het wachtwoord voor de Wifi,
Zullen de leden geverifieerd worden aan de hand van de ledenadministratie door de vertegenwoordiger secretariaat.
Zullen machtigingen geverifieerd worden aan de hand van de lijst machtigingen door de vertegenwoordiger Presidium
10) .
Zullen de leden groene & rode stemkaarten krijgen van de vertegenwoordiger Presidium.
Zullen de leden eventuele stembiljetten krijgen, gestempeld op het moment van uitgave, door de vertegenwoordiger Presidium
11) .
Opening vergadering
Zal de voorzitter, tijdens het welkomstwoord, de bezoekers wijzen op:
De locatie van de catering, toiletten, EHBO en de rookruimte,
Het gegeven van geluids- en/of beeldregistratie.
Een oproep voor stemmentellers, mits relevant
12) .
De agenda doornemen.
Naar de handout verwijzen voor verdere informatie.
Aan het einde van de ALV
Voor de gehele locatie
Na afloop van de ALV
1 dag na de ALV
De notulist rondt de notulen af en verzendt deze naar het Presidium.
De verantwoordelijke voor de geluids- en beeldopnames verzendt deze naar het Presidium.
Het Presidium maakt de bovenstaande registraties beschikbaar op de webpagina.
Het Presidium vermeldt de uitkomsten van de ALV op de webpagina.
Het Presidium wikkelt met penningmeester de komende week de betalingen af.
7 dagen na de ALV
Het Presidium ziet erop toe dat alle betalingen afgerond zijn.
Het Presidium vermeldt eventuele verdere afwikkelingen van de ALV op de webpagina, en rondt haar eventuele verdere verantwoordelijkheden met betrekking tot de ALV af (i.e. gevonden voorwerpen e.d.).
2. Verkiezingen
Met verkiezingen wordt de verkiezing van personen voor bepaalde posities bedoeld, voor overige stemmingen is er 13) . Deze planning is aanvullend op de algemene planning van punt 1 en dient niet onafhankelijk daarvan uitgevoerd te worden.
Stemmingen verlopen altijd schriftelijk, zoals bij wet bepaald.
2A. Checklist
Voor de Stemming
Stembiljetten naargelang opkomst
Pennen naargelang opkomst
Stembus
Stempels
A4 enveloppen
Stickers / andere verzegeling
2 gekleurde pennen voor de tellers.
Tellingsformulieren. (scoresheets)
-
Bij aanvang van de verkiezingen
Na de verkiezingen
Het Presidium overhandigd de stemdoos aan de stemmentellers
15) .
Wanneer het tellen van de stemmen geschied is, melden de stemmentellers de uitslagen schriftelijk aan het Presidium.
De stemmentellers leveren de gebruikte stembiljetten in een verzegelde envelop in bij de voorzitter Presidium.
Het Presidium meld de uitslagen aan de ALV op het eerstvolgende gelegen moment.
Na de ALV
Het Presidium overhandigd alle verzegelde enveloppen aan het Secretariaat voor de archieven.
1 dag na de ALV
Het Presidium meld alle verantwoordelijke organen formeel de uitslagen van de verzochte verkiezingen.
Definitie van termen
4. Appendices
Hier volgen de appendices, die losse onderdelen van de ALV behandelen, dan wel onderdelen die te uitgebreid zijn om in de voorgaande hoofdstukken geheel te behandelen.
1. Agenda
Hier wordt behandeld de inhoud van de agenda, en hoe deze samengesteld dient te worden.
Inhoud
Samenstelling
De volgorde van agendapunten wordt als volgt bepaald:
Verkiezingen voor Ledenraad, Bestuur & Kieslijst, in die volgorde.
Overige verkiezingen, voorrang voor directe benoemingen door de ALV, te weten: Presidium & Kascommissie.
Zekere moties en verzoeken tot spreektijd, op volgorde van het aantal ondersteuningsverklaringen totdat de tijd vol is.
Reserve moties en verzoeken tot spreektijd, de moties die het net niet gehaald hebben voor punt 3, maar bij tijd over nog behandeld kunnen worden, totdat er een extra uur per dagdeel opgevuld is.
Overige moties en verzoeken tot spreektijd, welke onvoldoende ondersteuningsverklaringen hebben behaald worden gearchiveerd voor een volgende keer.
Planning
8 Weken voor de ALV wordt de voorlopige agenda opgesteld en gepubliceerd.
Tussen 8 en 1 week voor de ALV wordt de agenda geupdate wanneer er relevante informatie is.
1 week voor de ALV wordt de definitieve agenda vastgesteld en gepubliceerd.
2. Uitnodiging
De uitnodiging is de formele uitnodiging voor de ALV, die verzonden wordt aan alle leden.
Dit kan zowel schriftelijk als elektronisch geschieden, bij discretie van het secretariaat.
Inhoud
Planning
8 tot 9 weken voor de ALV stelt het Presidium de uitnoding op.
8 weken voor de ALV wordt deze uitnodiging verzonden naar het secretariaat.
6 weken voor de ALV wordt het Secretariaat herinnerd aan het verzenden van de uitnodiging als dit nog niet geschied is.
5 weken voor de ALV wordt de Ledenraad verzocht om actie te ondernemen als de uitnodging nog niet verzonden is.
4 weken voor de ALV is de deadline waarop de uitnodiging bij de leden moet liggen.
3. Handout
De handout wordt bij de entree van de ALV uitgedeeld aan alle bezoekers.
Inhoud
Planning
5. Schriftelijke Stemming
Bij een schriftelijke stemming wordt er gestemd met behulp van een stembiljet. Deze wijze van stemmen vind plaats wanneer er personen in het spel zijn.
Ook kan een schriftelijke stemming plaatsvinden op verzoek, wanneer het verwacht kan worden dat een bepaalde motie een hot issue gaat worden.
Bij een schriftelijke stemming krijgen alle aanwezige leden een stembiljet, bij de entree.
Deze worden ingevuld in de stembus verzameld, bij het podium.
Vervolgens geteld, op de daarvoor bestemde tafel.
Voor/Tegen stemmingen
Voor/Tegen stemmingen zijn de standaard stemming.
Bij een schriftelijke Voor/Tegen dient er een simpel stembiljet gemaakt te worden met daarop op de naam van de stemming en drie vakjes: Ja, Nee & Onthouding.
In geval van een verkiezing dienen alle kandidaten op hetzelfde biljet te staan.
In geval van een motie dient de motie samen met de vooraf gemelde amendementen op hetzelfde biljet te staan.
Procedure stemmentelling
6. Stemming per handopsteking
Met de Rode en Groene stemkaarten
Mensen met machtigingen krijgen ook voor ieder van die machtigingen rood-groene stemkaarten.Het maximum aantal machtigingen voor een persoon 1.
De voorzitter vraagt de mensen die voor zijn om een groene stemkaart omhoog te houden. Machtigings-stemkaarten moeten meteen ook mee opgestoken worden in het geval daarmee voorgestemd wordt. Mensen die een rode stemkaart omhoog steken wordt gevraagd hun kaart omlaag te doen.
De opgestoken stemkaarten worden geteld.
Iedereen wordt gevraagd om zijn stemkaarten weer omlaag te doen.
De voorzitter vraagt aan de mensen die tegen zijn om de rode stemkaart omhoog te steken. Machtigings-stemkaarten moeten meteen ook mee opgestoken worden in het geval daarmee tegengestemd wordt. Mensen die een groene stemkaart omhoog steken wordt gevraagd hun kaart omlaag te doen.
De opgestoken stemkaarten worden geteld.
Iedereen wordt gevraagd om zijn stemkaarten weer omlaag te doen.
Er wordt gevraagd wie zich wil onthouden van stemming om een rode stemkaart omhoog te steken.
De opgestoken stemkaarten worden geteld.
Iedereen wordt gevraagd om zijn stemkaarten weer omlaag te doen.
Mensen die niet meegestemd hebben worden niet meegeteld bij deze stemmingen.
Per handopsteking
Als er geen groene & rode Stemkaarten beschikbaar zijn, wordt de stemming per handopsteking gedaan.
In dit geval moeten bezoekers in een apart vak plaatsnemen, zodat zij niet met de leden mee kunnen stemmen, zoals vermeld bij punt
1.
Zonder stemkaarten moet er bij de handopsteking even apart gekeken worden wie er machtigingen hebben. Het tellen is moeilijk genoeg dat zaken als “twee handen opsteken” als je machtigingen hebt slecht controleerbaar is. Dus wordt er los gevraagd. Indien er geen remote participatie is kunnen die stappen worden overgeslagen:
“Wie van de aanwezigen is voor”
“Welke machtigingen stemmen voor”
“Wie van de aanwezigen is tegen”
“Welke van de machtigingen stemmen tegen”
“Wie onthoudt zich van stemming”
“Welke machtigingen onthouden zich van stemming”
“Welke stemmen zijn er van de online participanten”
Mensen die niet hun hand opsteken worden niet meegeteld in deze stemming.
Bij meer dan 2 keuzes
7. Vragenronde
8. Vacatures
9. Sollicitaties
10. Webpagina Kandidaten
11. Moties & Amendementen
12. Verzoeken tot spreektijd
13. Machtigingen
A. Samengevoegde Checklist
B. Overzicht deadlines
C. Reglement