Inhoud

Draaiboek Algemene Ledenvergaderingen

Dit is het stap-voor-stap draaiboek voor het organiseren van een Algemene Ledenvergadering (ALV). Dit document is opgesteld voor het Presidium, door het Presidium. Het presidium is het uitvoerend orgaan dat de organisatie, voorzitterschap en nazorg doet voor de vergadering. Dit document is ook relevant voor kandidaten en andere leden die aan een ALV bij willen dragen.

Types ALV

De Piratenpartij in Nederland kent verschillende soorten ALV's, dit is vastgelegd in de Statuten. Hoewel de rest van het draaiboek hier geen onderscheid in maakt, is het belangrijk deze te benoemen:

Jaarlijkse ALV

De jaarlijkse ALV vindt plaats tussen 1 oktober en 31 december. Op deze ALV komt in ieder geval aan bod:

Tussentijdse of nood-ALV

Dit type ALV kan uitgeroepen worden voor een tal van redenen. Op dit type ALV worden vaak het Bestuur aangevuld, en is er veel tijd voor moties en andere zaken die op de andere ALV's blijven liggen. Een voorbeeld hiervoor was de ALV van 5 juni 2016, waarin over nieuwe Statuten en HR werd gestemd.

Verkiezings-ALV

Verkiezings-ALV's staan in het teken van een aanstaande verkiezing. Zaken die hier niet direct betrekking op hebben, komen niet aan bod. Op deze ALV's komt het volgende aan bod:

Randvoorwaarden organisatie ALV

1. Algemeen

Dit deel van dit draaiboek gaat over de fysieke randvoorwaarden van het organiseren van een ALV.

1A. Checklist.

Zorg voor een kale zaal, met aansluiting op het lichtnet en tenminste 50 zitplaatsen. De items staan in volgorde van prioriteit, de belangrijkste eerst.

Minimale checklist

Zonder aan dit gedeelte van de checklist te voldoen mag er geen ALV plaats vinden.

1B. Stappenplan

63 dagen (9 weken) tot de ALV

28 dagen tot ALV

14 dagen tot ALV

7 dagen tot ALV

1 dag voor de ALV

Op de dag van de ALV

Bij de Entree

Bij de sprekerslocatie(s)

Bij het podium

Op de dag van de ALV

Bij de entree

Opening vergadering

Aan het einde van de ALV

Voor de gehele locatie

Na afloop van de ALV

1 dag na de ALV

7 dagen na de ALV

2. Verkiezingen

Met verkiezingen wordt de verkiezing van personen voor bepaalde posities bedoeld, voor overige stemmingen is er 13) . Deze planning is aanvullend op de algemene planning van punt 1 en dient niet onafhankelijk daarvan uitgevoerd te worden.

Stemmingen verlopen altijd schriftelijk, zoals bij wet bepaald.

2A. Checklist

Voor de Stemming

Bij aanvang van de verkiezingen
Na de verkiezingen

Na de ALV

Het Presidium overhandigd alle verzegelde enveloppen aan het Secretariaat voor de archieven.

1 dag na de ALV

Het Presidium meld alle verantwoordelijke organen formeel de uitslagen van de verzochte verkiezingen.

Definitie van termen

4. Appendices

Hier volgen de appendices, die losse onderdelen van de ALV behandelen, dan wel onderdelen die te uitgebreid zijn om in de voorgaande hoofdstukken geheel te behandelen.

1. Agenda

Hier wordt behandeld de inhoud van de agenda, en hoe deze samengesteld dient te worden.

Inhoud

Samenstelling

Planning

2. Uitnodiging

Inhoud

Planning

3. Handout

De handout wordt bij de entree van de ALV uitgedeeld aan alle bezoekers.

Inhoud

Planning

5. Schriftelijke Stemming

Voor/Tegen stemmingen

Procedure stemmentelling

6. Stemming per handopsteking

Met de Rode en Groene stemkaarten

Per handopsteking

Bij meer dan 2 keuzes

7. Vragenronde

8. Vacatures

9. Sollicitaties

10. Webpagina Kandidaten

11. Moties & Amendementen

12. Verzoeken tot spreektijd

13. Machtigingen

A. Samengevoegde Checklist

B. Overzicht deadlines

C. Reglement

1)
Deze worden uniek gemaakt per ALV met een bepaalde opdruk of vorm
3)
Deze bij minimale checklist voegen wanneer er een goed lopende procedure is.
4)
Het verzoek aan het Bestuur is om een vast staand budget voor een ALV te begroten in de toekomst
5)
2 weken is wellicht nog net genoeg tijd om goedkopere alternatieven te vinden als het Bestuur de begroting afwijst.
6)
Doch niet de registratie, die op specifieke locaties gericht zal zijn.
7)
7
8)
8
10)
Zie punt 3
11)
Zie punt 2
13)
punt 3
14) , 15) , 16) , 19)
24)
Overslaan als het geen volgorde bepalende verkiezingen zijn.