Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen


reglementen:email_protocol

Dit is een oude revisie van het document!


Voorstel voor algemene voorwaarden voor het gebruik van de Piratenmail

Inleiding

Overwegende dat,

De Piraten mail is bestemt om ingezet te worden door leden van onze Piratenpartij.

De aanduiding @piratenpartij.nl straalt professionaliteit uit en wekt de verwachting bij het publiek dat mails die met die account zijn verstuurd in lijn zijn met waar Piratenpartij voor staat.

Het doel is om het Piratennetwerk te vergroten en communicatie te doen waarbij duidelijk is dat dit vanuit de Piratenpartij gebeurd.

Dit betekent dat het gebruik van de Piraten mail de doelen van onze Piratenpartij moeten steunen.

Omdat wij als Piratenpartij staan voor een open en transparante overheid “Een open en transparante overheid is een basisvoorwaarde voor een goede democratie”.

En tevens dat de privacy van burgers gewaarborgd dient te worden, ook digitaal, zal het duidelijk zijn dat wij als Piratenpartij hierin een goed voorbeeld moeten geven.

Dit betekent dat voor het gebruik van onze e-mail adressen door onze leden, wij als Piratenpartij de privacy moeten waarborgen en transparant moeten zijn wanneer dat noodzakelijk blijkt.

Met betrekking tot de AVG: Een zakelijk e-mailadres valt onder de AVG, als de naam van de medewerker er in voorkomt EN de e-mail adressen verwerkt worden.

Bij de Piratenpartij is dit niet het geval, wij verwerken geen e-mail adressen met een winstgevend of productie doel.

Voorstel voor:

PROTOCOL PIRATEN E-MAIL

Algemene voorwaarden voor het gebruik van de Piratenmail:

1. De Piraten mail is bestemd om ingezet te worden door (actieve) leden van onze Piratenpartij.

2. Het Piratenpartij e-mailadres wordt uitgegeven zodat Piraten op een Piratenpartij e-mailadres bereikbaar zijn en zich hiermee namens de Piratenpartij kunnen profileren. Het is dus in principe niet bedoelt voor privé zaken.

3. Het formaat van het e-mailadres is voornaam.achternaam@piratenpartij.nl of voornaam.tussenvoegsel.achternaam@piratenpartij.nl

In uitzonderlijke omstandigheden kan hier van afgeweken worden. Daarover besluit het bestuur.

4. Het Piratenpartij e-mailadres blijft eigendom van de Piratenpartij.

Gedurende het lidmaatschap is de inhoud van het Piratenpartij e-mailadres privé. Niemand van de Piratenpartij kijkt in de mailboxen tenzij er van misbruik sprake is of misbruik om zwaarwegende redenen vermoed wordt. Inzage van betreffende mails kan alleen met toestemming van het Bestuur.

5. Het kan nodig zijn, om technische redenen, voor het oplossen van problemen, toch een e-mail of e-mail adres te moeten bekijken. Dan gebeurt dit alleen met uitdrukkelijke toestemming van het lid.

6. Leden die stoppen met lid zijn en een Piraten mail hebben worden gevraagd om niet relevante en / of privé zaken uit de mailbox verwijderen voor beëindiging van het lidmaatschap. En om zaken die relevant zijn voor de Piratenpartij te laten staan voor archivering en of noodzakelijke raadpleging.

7. Na afloop van het lidmaatschap wordt het Piratenpartij e-mailadres opgeheven. Alle email die daarna nog binnen komt op het opgeheven e-mail adres wordt door de ICT afdeling opgepakt en eventueel aan iemand die daarvoor in aanmerking komt doorgestuurd voor finale afhandeling voor een maximale periode van een maand. Daarna wordt het e-mail adres verwijderd.

8. Het ICT team werkt volgens de normen van de Piratenpartij (Transparantie en Privacy) en weegt deze hierop af. Bij escalatie wordt het bestuur betrokken.

Protocol: Procedure

A. Een e-mail wordt aangevraagd bij het bestuur.

B. Het bestuur besluit over het aanmaken van het mail adres en de vorm.

C. De gebruiker van het e-mail adres stemt in met bovenstaande voorwaarden die in het aangemaakte e-mail adres wordt gezet en antwoord hierop naar het bestuur met goedkeuring.

D. Na goedkeuring van het bestuur maak het ICT team de e-mail aan.

E. Het lid gebruikt het e-mail adres volgens de algemene voorwaarden van de Piratenmail. Worden deze voorwaarden aangetast of wordt er misbruik van het e-mail adres gemaakt dan heeft het bestuur de mogelijkheid het e-mail adres tijdelijk of geheel op te heffen. De mails zelf zullen dan nog minimaal 6 maanden worden bewaard gerekend vanaf moment opheffen. Tegen dit besluit kan het lid in beroep gaan bij de Beroepscommissie. Pas als het besluit na uitspraak beroepscommissie definitief wordt, zullen de mails zelf zullen nog minimaal 6 maanden bewaard blijven gerekend vanaf de datum van het definitieve besluit.

F. De gebruiker mag zelf op ieder moment aangeven wanneer het e-mail adres moet worden beëindigd bij de ICT afdeling.

G. Wordt het lid uitgeschreven of is het uitgeschreven zonder Punt 6 te hebben aangegeven dan wordt het e-mail adres door het ICT team klaar gemaakt voor archivering mocht dat nodig zijn.

H. Alle aan het e-mail gekoppelde accounts worden door ICT verwijderd.

Om bovenstaande richtlijnen protocol duidelijk te maken aan alle huidige en nieuwe gebruikers worden hiervoor algemene voorwaarden en een gebruikersprotocol opgesteld en aan alle via e-mail bereikbare leden gedeeld. Daarnaast zullen de algemene voorwaarden voor e-mail gebruik op onze website bij privacy worden gezet.

Alle huidige gebruikers dienen zich te houden aan deze voorwaarden en het protocol. Indien een gebruiker het daar niet mee eens is, dan rest alleen de mogelijkheid om het account op te heffen met een bestuursbesluit.

reglementen/email_protocol.1667738134.txt.gz · Laatst gewijzigd: 2022/11/06 13:35 door Wim