Brieven
Brieven van het bestuur zijn een belangrijke vorm van communicatie met onze leden. Hanteer daarom het volgende regelement bij het opstellen en versturen van brieven.
De envelop
We gebruiken enveloppen van het type C5. Dit betekent dat ze gemakkelijk een A5 document of dubbelgevouwen A4 kunnen bevatten. Centraal op de envelop staan de contactgegevens van het lid dat je wilt bereiken. De envelop bevat links bovenin een Piratenlogo, de functie en het retouradres van afzender. Zeker dit laatste is belangrijk aangezien het bij contributieprocessen bijvoorbeeld belangrijk kan zijn om te weten of een brief is aangekomen.
De Brief
De brieven zelf worden opgemaakt volgens de huisstijl. Gebruik zo weinig mogelijk papier door A5 te gebruiken in plaats van A4 en wanneer mogelijk dubbelzijdig af te drukken. Ook deze brief bevat bovenin een logo, slogan evenals de functie en het adres van de afzender. Daaronder is het onderwerp en de dagtekening te vinden.
De brief zelf bevat geautomatiseerde elementen in de begroeting, de voettekst en mogelijk in de inhoud zelf ook.
Als je wilt benadrukken dat een brief geautomatiseerde elementen bevat zoals bij uittreksels ledenadministratie kan je kiezen voor een monospaced lettertype als Ubuntu Mono.
De voettekst is extra klein, deze bevat contactinformatie van de landelijke partij naast het lidnummer (handig voor processen!)
Vergeet niet: een brief is geen email, links werken niet. Dus vervang links altijd door QR-codes en vervang verwijzingen naar links door verwijzingen naar de QR code.
Bouncebrieven
Bouncebrieven bestaan uit een brief die attendeert op een email die niet is aangekomen bij leden en een kopie van het originele bericht. Maak duidelijk dat de brief geautomatiseerde elementen bevat en houd rekening met het maximumgewicht bij één postzegel.
Handige tips
- postzegel plak je rechts bovenin
- met één postzegel mag je maximaal 20 gram versturen.
- A4 is 1/16 van A0, 1m². dus bij tachtiggramspapier is een A4'tje 5 gram
- A5 is dan dus 2,5 gram
- Onze enveloppen zijn iets zwaarder, hanteer voor zekerheid 10 gram