Alle taken van de Ledenraad komen neer op het nemen van besluiten. In een paar gevallen kan de Ledenraad er voor kiezen om voor hun besluiten een commissie te organiseren om voorbereidend werk te doen, maar uiteindelijk worden ook die besluiten door de Ledenraad gedaan.
Vraag1) → Overleg Ledenraad → Antwoord
Bijna 90% van de vragen crasht in de fase van “Overleg Ledenraad”. Zelfs voor Ledenraadsleden is het moeilijk om een besluit van de Ledenraad te krijgen!
Er zijn een paar redenen om op vragen een standaard antwoord te willen geven:
Voor elk van de redenen bestaat een ander standaard antwoord:
Een van de problemen die aan het begin genoemd werden is dat Ledenraadsleden zich niet persoonlijk verantwoordelijk voelen voor het uitblijven van antwoord op vragen. Die verantwoordelijkheid kunnen we ze gewoon geven. Bij iedere vraag die binnenkomt wordt een piraat aangesteld die de voortgang van het proces in de gaten houdt. Deze verantwoordelijke piraat is er verantwoordelijk voor dat het punt behandeld word en om aan de vraagsteller de voortgang door te geven.
Uiteindelijk zou het het beste zijn als we binnen de Ledenraad een soort verdeling op onderwerpbasis hebben om te bepalen wie bij een bepaalde vraag de verantwoordelijke is. Om te beginnen is het beter om een soort roulatiesysteem te hebben, waar een voor een Ledenraadraadsleden als verantwoordelijke aangewezen worden. Het aanspreekpunt van de Ledenraad houdt bij wie er aan de beurt is en stelt bij binnengekomen vraag de verantwoordelijke aan. Periodiek (een keer per maand) geven alle Ledenraadsleden een overzicht van de voortgang bij vragen waar zij voor verantwoordelijk zijn.
Vraag → Overleg Ledenraad → Verantwoordelijke aanstellen → Formuleringen opstellen / Discussie over onderwerp → Beste formulering kiezen → Afhandeling