Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen


werkgroep:ict:handleidingen:otrs:standaardteksten

Dit is een oude revisie van het document!


Standaard teksten OTRS

E-mailadres

Aanvragen

Moet via het bestuur. Als een bestuurlid vraagt een e-mailadres aan te maken voor een piraat is dat legitiem en kan het aangemaakt worden.

Een e-mailadres aanvragen gaat via het bestuur.

Zie ook het e-mail protocol: https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:ict:protocollen:e-mail#algemene_voorwaarden_voor_het_gebruik_van_de_piratenmail

Toewijzen

Ik stel voor dat je voornaam.achternaam@piratenpartij.nl houdt en dat ik voornaam@piratenpartij.nl
verwijder. De reden: Het   standaad format voor een @piratenpartij.nl e-mailadres
is voornaam.achternaam@piratenpartij.nl

Zie ook het e-mail protocol: https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:ict:protocollen:e-mail#algemene_voorwaarden_voor_het_gebruik_van_de_piratenmail

Wachtwoord

Als je jouw 06 nummer naar e-mail@piratenpartij.nl (LET OP: dit is een ander e-mailadres.
Geen beantwoorde / replay doen!) stuurt dan stuur ik jou het wachtwoord voor voornaam.achternaam@piratenpartij.nl per SMS.

Deze procedure is voor de veiligheid. Waarom naar een ander e-mailadres?:
Om te voorkomen dat jouw 06 nummer in het ticketsysteem bewaard blijft.
Na verzending van het wachtwoord verwijder ik de e-mail met jouw 06 nummer weer.

Toezenden

Hallo Piraat, Hierbij het wachtwoord voor jouw @piratenpartij.nl e-mailadres.
Zie verder de e-mail. Met vriendelijke groeten, Voornaam Achternaam, PPNL ICT

Aan de gang

Hallo Piraat,

Als het goed is heb je het wachtwoord ontvangen.
Hier https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:ict:administratief:mailinstellingen
vindt je hoe je een en ander in moet stellen.

Als je nog hulp nodig hebt hoor ik het graag.

Ingewikkeld wachtwoord

Waarom een ingewikkeld wachtwoord: Dat is om te voorkomen dat iemand anders in jouw e-mail account komt maar
dat vermoedde je waarschijnlijk al. Je zou het in de wachtwoordmanager van jouw 
webbrowser en / of e-mailclient op kunnen slaan maar ook dat is niets nieuws vermoed ik.

Test, bestaat het adres

Verzoek:
Als je wilt weten of wat werkt met een e-mailadres vraag het dan eerst via ict@piratenpartij.nl .
Dan ligt het op een centrale plaats en kan het beter georganiseerd worden
en heb heeft de beheerder van de catchall mailbox er minder werk aan.

Ongeldig

naam@piratenpartij.nl is geen geldig piratenpartij e-mailadres.

De reden dat je deze e-mail ontvangt is dat e-mail aan niet bestaande
@piratenpartij.nl e-mailadressen bij ICT terecht komt ter verdere afhandeling.
Zie ook [[https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:ict:handleidingen:e-mail#bouncen|https://wiki.piratenpartij.nl/werkgroep:ict:handleidingen:e-mail#bouncen]]

Ongebruikt e-mailadres check

QueueICT
OwnerJouw naamEventueel eerst de lijst verversen.
Onderwerpvoorbeeld@piratenpartij.nl . Wie beheert dit account?
PriorityVery lowVery low wordt weinig gebruikt en zo staan al dit soort emails bij elkaar en niet tussen de rest
TekstZie het kader hieronder
Hallo,

Is er nog iemand die dit e-mailaccount voorbeeld@piratenpartij.nl bijhoudt, leest?
Zo nee, dan neemt de landelijke organisatie dit e-mailadres over als er
binnen 30 dagen geen reactie op deze email komt.
Zo ja, dan willen wij graag weten wie u bent, wie dit account leest, beheert.

Bedankt.

!Tickets recyclen

Verzoek:
Geen tickets recyclen, voor een ander onderwerp gebruiken.
Het gevolg is dat er dan niets meer terug te vinden is als het nodig is, het overzicht wordt verstoord.
Het leidt tot onnodig extra werk.

Dus hier verder geen antwoord op onderstaande.
P.S. Dit geldt ook voor reguliere e-mail.

Afstemmen

P.S. Dit soort zaken horen niet in een ticket. Daar is Signal beter voor.
Als iemand hulp wil bij ICT zaken dan is de procedure dat hij daarvoor
een verzoek naar ict@piratenpartij.nl stuurt.

Support aanvragen

Niet via OTRS

Als een support aanvraag niet gedaan wordt via ict@piratenpartij.nl komt deze niet in OTRS. Dat is niet gewenst. Daarom altijd vragen om de aanvraag nogmaals te doen via ict@piratenpartij.nl .

Je kunt dan de volgende uitleg meesturen:

Wat betreft de jouw vraag: Deze graag stellen via ict@piratenpartij.nl.
Waarom? We willen graag dat alle vragen voor ICT op een centrale plaats binnen komen,
in het ticket systeem. Dat maakt het beter beheersbaar, overzichtelijk 
en archiveerbaar. Ook bespaart het scheelt ICT onnodig, voorkoombaar, werk.
Bedankt.
werkgroep/ict/handleidingen/otrs/standaardteksten.1676197465.txt.gz · Laatst gewijzigd: 2023/02/12 11:24 door wim