Hier volgt een stap-voor-stap draaiboek voor het organiseren van een Algemene Ledenvergadering (in het vervolg afgekort tot ALV). Dit document is in eerste instantie opgesteld voor het Presidium, door het Presidium. Dit document is tevens relevant voor kandidaten, leden en andere geïnteresseerden, die aan een ALV wensen bij te dragen.

• Consultatie voor dit draaiboek.
• Meer informatie over het algemene vergaderreglement.

De Nederlandse Piratenpartij kent verschillende soorten ALV's voor verschillende doeleinden. Hoewel de rest van het draaiboek hier geen onderscheid in maakt en de procedures universeel zijn, is het toch de moeite deze te benoemen. Er zijn op dit moment drie types ALV:

• Jaarlijkse ALV
• Tussentijdse of nood-ALV
• Verkiezings-ALV

De jaarlijkse ALV is de ALV die vermeld staat in de statuten. Deze ALV vindt plaats tussen 1 oktober en 31 december. Op deze ALV komt in ieder geval aan bod:

• Verkiezing nieuwe ledenraadsleden
• Verkiezing Bestuur
• Verkiezing van organen door de ALV aangesteld (Presidium, Kascommissie, Internationaal, etc.)

Dit type ALV kan uitgeroepen worden voor een tal van redenen, en is min of meer de 'overige' categorie. Op dit type ALV worden vaak het Bestuur aangevuld, en is er veel tijd voor moties en andere zaken die op de andere ALV's blijven liggen.

Verkiezings-ALV's staan in het teken van een aanstaande verkiezing. Zaken die hier niet direct betrekking op hebben, komen niet aan bod. Op deze ALV's komt het volgende aan bod:

• De stemming over de kieslijst.
• De Ledenraad presenteert het concept-verkiezingsprogramma en legt dit ter stemming voor aan de leden.
• Het Bestuur presenteert het plan de campagne voor de verkiezingscampagne en doet hierbij de oproepen voor de relevante werkgroepen.

Dit deel van dit draaiboek is slechts relevant voor het presidium en gaat over de fysieke randvoorwaarden van het organiseren van een ALV.

Deze checklist gaat uit van een kale zaal, met aansluiting op het lichtnet. Deze lijst dient niet in zijn volledigheid gevolgd te worden in zoverre de locatie voorziet. Voor alle onderstreepte items dient zowel een primaire leverancier als een backup gevonden te worden. Deze items staan in volgorde van prioriteit, en in geval dit draaiboek niet in zijn totaliteit gevolgd kan worden, hebben de items hoger op lijst prioriteit over die lager op de lijst.

Zonder aan dit gedeelte van de checklist te voldoen mag er geen ALV plaats vinden.

• Locatie.
• Formele uitnodiging.
• Agenda.
• Ledenadministratie voor ledenverificatie. Ergo: een vertegenwoordiger van het Secretariaat.
• Notulist.
• Zitplaatsen.
• Belichting.
• Sanitair.
• EHBO.
• Opruimcrew.

Dit gedeelte van de checklist is niet noodzakelijk, maar (zeer) gewenst.

• Rode & Groene stemkaartjes¹⁾.
• Geluidsapparatuur.
• Audioregistratie.
• Handout.
• Beamer / Projectie.
• Internetverbinding.
• Online audiostream.
• Online participatie met ledenverificatie²⁾³⁾.
• Spreekgestoelte.
• Catering.
• Wifi voor participanten.
• Externe decoratie om het gebouw zichtbaar te maken.
• Beeldapparatuur.
• Beeldregistratie.
• Online videostream.
• Interne decoratie voor de zaal etc.
• Aansluiting electriciteit voor participanten.
• Afterparty.

Hier volgt de planning voor het organiseren van een ALV, met deadlines, punten van aandacht, etc.

• De datum & locatie wordt definitief vastgesteld.
• Het Presidium stelt een voorlopige agenda op met daarin alle verkiezingen die op de komende ALV aan bod komen en een schatting van hoeveel tijd er over is voor moties e.d.
• Het Presidium maakt een agendapunt c.q. webpagina aan voor de ALV. Deze is 56 Dagen voor de ALV gereed.
• Het Presidium schrijft een formele uitnodiging en verzendt deze naar het Secretariaat c.q. het Bestuur voor verdere verspreiding naar de leden. In deze uitnodiging staat de datum, locatie, voorlopige agenda, een link naar de webpagina, en de deadlines en methode voor het aanleveren van moties, verzoeken tot spreektijd, etc. Deze is 56 Dagen voor de ALV verzonden vanuit het Presidium. Om verwarring te voorkomen, wordt de exacte uitnodiging verzonden, en in een begeleidend communiqué aangekondigd. Het verzoek om een vertegenwoordiger van het Secretariaat zal in een derde bericht plaats vinden.
• Het Presidium vindt in de komende maand leveranciers voor alle punten op de checklist, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt 2 en 3. Dit is 28 dagen voor de ALV afgerond.

• Uiterste datum voor het verzenden van de uitnodiging naar de leden door het Bestuur (in de toekomst Secretariaat). Ingeval het Bestuur verzaakt, dient dit onmiddellijk gecorrigeerd te worden door de Ledenraad te informeren van deze stand van zaken met een verzoek om actie.
• Het Presidium loopt de leverancierslijst na om zeker te stellen dat alle punten afgedekt zijn, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt 2 en 3. Ingeval dit nog niet op orde is, dient dit onmiddellijk gecorrigeerd te worden door het Presidium.
• Het Presidium stelt een begroting voor de ALV op en levert deze aan de penningmeester c.q. het bestuur. Deze is 28 dagen voor de ALV aan het Bestuur verzonden⁴⁾.
• Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en informeert de werkgroep communicatie van eventuele belangrijke updates.

• Het Presidium stelt de begroting definitief vast. Termijn voor het Bestuur om deze begroting af te wijzen verloopt⁵⁾.
• Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en informeert de werkgroep Communicatie van eventuele belangrijke updates.

• Het Presidium stelt de agenda definitief vast.
• Het Presidium loopt alle leveranciers langs om zeker te stellen dat deze nog altijd hun afspraken kunnen nakomen, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt 2 en 3. Ingeval dit niet zo is, wordt de back-up de primaire leverancier, en dient er een nieuwe back-up gevonden te worden.
• Het Presidium maakt een hand out met daarop ten minste de agenda, stemprocedure, en de belangrijkste punten uit de vergaderregelementen (i.e. hoe een punt van de orde aan te dragen etc). Tevens staat in deze hand out hoe en waar men bezwaar kan maken tegen audio en beeldregistratie, en hoe publicatie kan worden voorkomen voor hun persoon.
• Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en informeert de werkgroep communicatie om de agenda en eventuele andere belangrijke updates te verspreiden.

• Hand out voor de ALV dient gedrukt te zijn.
• Laatste & grondige check van de checklists, inclusief de checklists die voortvloeien uit punt 2 en 3. Noodgrepen kunnen nu nog georganiseerd worden.
• Het Presidium zorgt dat de webpagina up-to-date is, en verzoekt de werkgroep communicatie om een laatste oproep.

• Leden van het Presidium, een vertegenwoordiger van het Secretariaat en leveranciers dienen zich ten minste 1 uur voor aanvang op locatie te melden.
• Er dienen 4 plaatsen aangewezen te worden op locatie, door de voorzitter Presidium:
  • Entree
  • Podium
  • Eén of meerdere sprekerslocatie(s) (voor mondelinge communicatie uit de zaal)
  • Zitplaatsen
  • Bezoekersvak, ingeval er geen rode & groene stemkaarten zijn en stemming per handopsteking noodzakelijk is.

• Zal de internetverbinding opgezet worden.
• Zullen de audio- en beeldstream opgezet worden⁶⁾.
• Zal de wifi voor participanten opgezet worden.
• Zal externe en interne decoratie opgezet worden.
• Zal een locatie opgezet worden voor de EHBO.
• Zal een locatie opgezet worden voor de catering.
• Zal belichting opgezet worden mits noodzakelijk.

• Zal een tafel neergezet worden met tenminste twee zitplaatsen en ruimte voor een wachtrij.
• Zal een vertegenwoordiger van het Secretariaat plaatsnemen met de ledenadministratie.
• Zal een vertegenwoordiger van het Presidium plaatsnemen.
• Zullen de rode & groene stemkaartjes, stembiljetten, handout en eventuele verdere items neergelegd worden waarvan iedere bezoeker of geverifieerd lid geacht wordt een kopie te hebben.
• Zal het wachtwoord voor de WiFi duidelijk zichtbaar geplaatst worden.
• Zal het Presidium een lijst neerleggen van machtigingen⁷⁾
• N.B. De entree dient een half uur voor aanvang gereed te zijn om bezoekers te ontvangen.

• Zal een microfoon opgezet worden.
• Zal beeldregistratie opgezet worden.
• Er zal bij tenminste 1 sprekerslocatie geen beeldregistratie plaats vinden, hetgeen duidelijk aangegeven staat.
• Zal belichting opgezet worden mits noodzakelijk.

• Zal een tafel opgezet worden met tenminste 3 zitplaatsen: voorzitter Presidium (vergaderleider), notulist & remote participatie.
• Indien mogelijk zal deze tafel uitgebreid worden met zitplaatsen voor de overige leden van het Presidium.
• Zal een microfoon opgezet worden voor de voorzitter.
• Zal beeldregistratie opgezet worden.
• Zal een spreekgestoelte met microfoon opgezet worden voor presentaties.
• Zal een beamer / projector opgezet worden voor ondersteuning aan presentaties.
• Zal beeldregistratie opgezet worden voor presentaties.
• Zal belichting opgezet worden mits noodzakelijk.
• Nabij het podium zal de technische staf opgezet worden, die het beeld, geluid, belichting, streams, internetverbinding en eventuele andere technische zaken controleert.
• Nabij het podium zal een plaats opgezet worden voor het tellen van schriftelijke stemmen, mits relevant⁸⁾.
• Nabij het podium zal een tafel opgezet worden voor vragen- en stemdozen op een locatie makkelijk bereikbaar vanaf de zitplaatsen en duidelijk zichtbaar vanaf het Presidium, mits relevant⁹⁾.

• Zullen zitplaatsen opgesteld worden.
• Zullen aansluitpunten voor elektriciteit opgezet worden, en eventuele snoeren op de grond vast getapet worden.

• Zullen de bezoekers zich melden.
• Zullen de bezoekers geregistreerd worden door de vertegenwoordiger secretariaat. Bij bezwaar mag dit punt overgeslagen worden voor non-leden.
• Zullen de bezoekers de hand out en eventuele andere kopij krijgen van de vertegenwoordiger Presidium.
• Zullen de bezoekers geattendeerd worden op het wachtwoord voor de Wifi, alsmede het gegeven van audio en beeldregistratie door de vertegenwoordiger Presidium.
• Zullen de leden geverifieerd worden aan de hand van de ledenadministratie door de vertegenwoordiger secretariaat.
• Zullen machtigingen geverifieerd worden aan de hand van de lijst machtigingen door de vertegenwoordiger Presidium¹⁰⁾.
• Zullen de leden groene & rode stemkaarten krijgen van de vertegenwoordiger Presidium.
• Zullen de leden eventuele stembiljetten krijgen, gestempeld op het moment van uitgave, door de vertegenwoordiger Presidium¹¹⁾.

• Zullen bezoekers zich melden alvorens de vergadering toe te spreken.

• Zullen de mensen, zoals vermeld bij de vorige sectie over de opbouw, hun activiteiten uitvoeren.
• Zal de voorzitter, tijdens het welkomstwoord, de bezoekers wijzen op:
• Het melden bij de entree.
• De sprekerslocatie(s) en hun functie.
• De locatie van de catering, toiletten, EHBO en de rookruimte, mits beschikbaar.
• Het gegeven van geluids- en beeldregistratie.
• Een oproep voor stemmentellers, mits relevant¹²⁾
• De agenda doornemen.
• Naar de handout verwijzen voor verdere informatie.
  • Zullen geplande presentaties plaats vinden.

• Zullen de mensen verantwoordelijk voor de opbouw, de afbouw voltrekken.
• Zal de opruimcrew de locatie reinigen mits gewenst.
• Zullen eventuele betalingen afgewikkeld worden door het Presidium in zoverre mogelijk en nog niet geschied.

• Wordt de presentielijst, inclusief machtigingen, opgemaakt en aan de voorzitter Presidium overhandigd.

• Zal de voorzitter, tijdens het afscheidswoord, de bezoekers wijzen op:
• De uitkomsten van de verschillende agendapunten.
• De uitslagen van stemmingen.
• De afterparty.

• De notulist rondt de notulen af en verzendt deze naar het Presidium.
• De verantwoordelijke voor de geluids- en beeldopnames verzendt deze naar het Presidium.
• Het Presidium maakt de bovenstaande registraties beschikbaar op de webpagina.
• Het Presidium vermeldt de uitkomsten van de ALV op de webpagina.
• Het Presidium wikkelt de komende week de betalingen af.

• Het Presidium ziet erop toe dat alle betalingen afgerond zijn.
• Het Presidium vermeldt eventuele verdere afwikkelingen van de ALV op de webpagina, en rondt haar eventuele verdere verantwoordelijkheden met betrekking tot de ALV af (i.e. gevonden voorwerpen e.d.).

• 9 weken voor de ALV begint het Presidium met haar voorbereiding.
• 4 weken voor de ALV moeten de mensen voor alle taken gevonden zijn en de uitnodigingen verstuurd.
• 1 week voor de ALV staat vast wat er precies op de ALV zal gebeuren.
• Tijdens de ALV zullen de bezoekers verwelkomd worden bij de entree, en het Presidium de vergadering leiden vanaf het podium.
• Na de ALV zullen alle uitkomsten en officiële registraties van de ALV publiekelijk gemaakt worden.
• Een webpagina zal gedurende dit hele proces up-to-date gehouden worden.

Dit gedeelte van het draaiboek is een generiek draaiboek voor verkiezingen die op de ALV moeten geschieden. Dit gedeelte is zowel relevant voor het Presidium als voor een orgaan wat een verkiezing op de ALV wenst. Met verkiezingen wordt hier expliciet de verkiezing van personen voor bepaalde posities bedoeld, voor overige stemmingen is er ¹³⁾. Deze planning is aanvullend op de algemene planning vermeld onder punt 1 en dient niet onafhankelijk daarvan uitgevoerd te worden. Dit draaiboek dient per verkiezing uitgevoerd te worden, hoewel ingeval van meerdere verkiezingen op een ALV, deze natuurlijk parallel lopen aan elkaar.

De term 'verantwoordelijk orgaan' duidt op het orgaan verantwoordelijk voor de aanstelling van de verkozenen, of een commissie welke door dat orgaan in het leven geroepen is om dit proces te begeleiden. In het geval dat het verantwoordelijk orgaan de ALV is, neemt de Ledenraad (of het Presidium) deze verantwoordelijkheid op zich waar noodzakelijk. Het Presidium is het verantwoordelijk orgaan voor de Ledenraad, en de Ledenraad is het verantwoordelijk orgaan voor het Presidium.Deze stemmingen verlopen altijd schriftelijk, zoals bij wet bepaald.

Voor alle onderstreepte items dient zowel een primaire leverancier als een backup gevonden te worden. Dikgedrukte items dienen per verkiezing meegenomen te worden. gecursiveerde items dienen per kandidaat geleverd te worden. Deze items staan in volgorde van prioriteit, en in geval dit draaiboek niet in zijn totaliteit gevolgd kan worden, hebben de items hoger op lijst prioriteit over die lager op de lijst.

• Stembiljetten naargelang opkomst
• Pennen naargelang opkomst
• Stembus
• Stempels
• A4 enveloppen
• Stickers / andere verzegeling
• 2 gekleurde pennen voor de tellers.
• Tellingsformulieren. (scoresheets)
• Een print van Appendix 5: Schriftelijke stemming, sectie: stemmen tellen ¹⁴⁾.

Geregeld volgens punt 1.

• Vragendozen (10)
• Vragenpapiertjes naargelang opkomst
• Pennen (al geregeld voor de stemming, vermeld voor volledigheid).¹⁵⁾

• Functieprofiel
• Eisen
• Wensen
• Begeleidende tekst
• Antwoordadres
• Zie appendix 8: Vacatures.¹⁶⁾.

• Locatie
• Sollicitatiecommissie
• Zie appendix 9: Sollicitaties.
• N.B. Verantwoordelijkheid van het bijbehorede orgaan.

• Op de persoonlijke pagina:
  • (Zelf-)introductie kandidaten.
  • Foto kandidaten.
  • Ruimte voor vragen aan de kandidaten.
• Voor de overzichtspagina
  • Begeleidende tekst sollicitatieafnemer.
  • Thumbnail foto (i.e. alleen het hoofd).
• Zie appendix 10: Webpagina's kandidaten.

Hier volgt de planning voor het organiseren van een verkiezing op de ALV.

• Het Presidium communiceert formeel de intentie spoedig een ALV te organiseren naar alle organen die wellicht een verkiezing wensen op de ALV, dan wel door de ALV verkozen zijn. Deze hebben nog 2 weken om formeel een verkiezing op de ALV te verzoeken.

• Deadline verzoek om verkiezingen verloopt.
• Het Presidium stelt vast welke verkiezingen er de komende ALV aan bod komen en prioritiseerd deze aan de hand van Appendix 1: Agenda.
• Het verantwoordelijk orgaan levert de webpagina met de vacature c.q. de vacature aan het Presidium.
• Het Presidium bouwt de webpagina vacature op basis van de vacature, ingeval slechts de vacature geleverd wordt. Deze is 56 dagen voor de ALV gereed.
• Het Presidium linkt vanaf de webpagina over de ALV naar deze pagina met vacature. Dit is 56 dagen voor de ALV gebeurd.

• Deadline om op de vacature te reageren verloopt.
• Het Presidium meld het verlopen van deze deadline op de aankondigingspagina & desbetreffende vacatures.
• Het verantwoordelijk orgaan neemt de komende 2 weken sollicitaties af op tenminste 2 aparte data en locaties.

• Deadline sollicitaties verloopt.
• Het verantwoordelijk orgaan heeft aan het Presidium geleverd: alle materialen vereist voor de webpagina kandidaten c.q. de webpagina's waarin deze verwerkt zijn.
• Ingeval het verantwoordelijk orgaan deze webpagina's niet gebouwd heeft, bouwt het Presidium de webpagina's zoals aangegeven in appendix 10: Webpagina's kandidaten. Dit moet 7 dagen voor de ALV gereed zijn.
• Het Presidium linkt de overzichtspagina kandidaten vanaf de aankondiging ALV.
• Het Presidium stelt de stembiljetten en eventuele tellingsformulieren op.

• Deadline webpagina's verloopt.
• De stembiljetten en eventuele tellingsformulieren zijn gedrukt.

Er zijn 2 stemprocedures: de volledige en de snelle. De volledige procedure wordt gevolgt voor verkiezingen van de kieslijst, Bestuur en ledenraad. De snelle procedure wordt gevolgt in alle andere gevallen. De tijdsplanning is als volgt: Voor de ALV:

• Het Presidium stelt nabij het podium, op een plek goed bereikbaar vanuit de zitplaatsen, en goed zichtbaar vanaf het podium, een tafel op voor vragendozen en stemdozen.
• Nabij het podium zal een plaats opgezet worden voor het tellen van schriftelijke stemmen.
• Hierop wordt gelegd:
  • Tellingsformulieren
  • 2 pennen
  • Een print van Appendix 5: Schriftelijke stemming, sectie: stemmen tellen.
  • A4 envelloppen
  • Verzegeling
• Leden krijgen stembiljetten bij de entree, zoals vermeld bij 1. algemeen.

Bij aanvang van de verkiezingen:

• Het Presidium legt de stemprocedure uit.
  • Legt uit voor welke positie de verkiezing plaats vindt en benoemd de hoofdpunten uit de vacature.
  • Neemt deze planning door.
  • Legt uit hoe de stembiljetten in te vullen en te corrigeren, en verzoekt hiermee te wachten tot alle kandidaten aan bod zijn gekomen.
  • Legt uit hoe de vragenronde werkt. (zie appendix 7: vragenronde)
  • Roept het eerste blok kandidaten op.
• Het eerste blok aan kandidaten presenteerd zich.
• Het Presidium stelt de vragendozen op voor het eerste blok, op de daarvoor bedoelde tafel.
• Het verantwoordelijke orgaan krijgt de kans hun bevindingen te delen over het eerste blok.
• Er is een korte pauze (5 min) voor het inleveren van vragen.
• De vragenronde aan het eerste blok kandidaten vind plaats. (zie appendix 7: vragenronde)
• Het tweede blok presenteerd zich.
• Het Presidium stelt de vragendozen op voor het tweede blok.
• Het verantwoordelijke orgaan krijgt de kans hun bevindingen te delen over het tweede blok.
• Er is een korte pauze (5 min) voor het inleveren van vragen.
• De vragenronde aan het tweede blok kandidaten vind plaats.
• etc.

Na de laatste vragenronde legt het Presidium nogmaals uit hoe de stembiljetten in te vullen en waar deze ingeleverd kunnen worden.

• Het Presidium stelt de stembus op, op de daarvoor bedoelde tafel.
  • Een vertegenwoordiger Presidium houdt deze doos gedurende deze gehele tijd in de gaten om fraude te voorkomen.
  • Roept de kandidaten op om zich op het podium te melden
• Tijdens het inleveren van de stemmen worden alle kandidaten geacht zich op het podium te melden, om laatste vragen vanaf de sprekerslocaties te beantwoorden. Hiervoor wordt 10 minuten uitgetrokken.

Na de verkiezingen:

• Het Presidium overhandigd de stemdoos aan de stemmentellers. (zie appendix 5: Schriftelijke stemming)
• Wanneer de stemmentelling geschied is, melden de stemmentellers de uitslagen schriftelijk aan het Presidium.
• De stemmentellers leveren de gebruikte stembiljetten in een verzegelde envellop in bij de voorzitter Presidium. N.B. op deze envellop staat vermeld de datum en de positie waarover de verkiezing ging.
• Het Presidium meld de uitslagen aan de ALV op het eerstvolgende gelegen moment.
• Volledige procedure:

Kandidaten krijgen 6 minuten presentatietijd, en moeten 4 minuten vragen uit het publiek beantwoorden. In totaal hebben de kandidaten 10 minuten aandacht. Het verantwoordelijke orgaan krijgt 1 minuut per kandidaat om hun bevindingen te delen. De kandidaten worden gelijkmatig verdeeld over een minimum aantal blokken die bestaan uit 3 tot 5 personen. (I.E. ingeval van 9 kandidaten is er een groep van 5 en van 4, niet 3 groepen van 3.) De verdeling gebeurt op basis van alfabetische volgorde van achternaam. Snelle procedure: Kandidaten krijgen 3 minuten presentatietijd, en moeten 2 minuten vragen uit het publiek beantwoorden. In totaal hebben de kandidaten 5 minuten aandacht. Het verantwoordelijke orgaan krijgt 30 seconden per kandidaat om hun bevindingen te delen. De kandidaten worden gelijkmatig verdeeld over een minimum aantal blokken die bestaan uit 5 tot 9 personen. De verdeling gebeurt op basis van alfabetische volgorde van achternaam. Na de ALV: Het Presidium overhandigd alle verzegelde envellopen aan het Secretariaat voor de archieven.

Het Presidium meld alle verantwoordelijke organen formeel de uitslagen van de verzochte verkiezingen.

11 Weken voor de ALV verzendt het Presidium een laatste herinnering aan alle relevante organen. 8 Weken voor de ALV verloopt de deadline voor het plaatsen van vacatures 4 Weken voor de ALV verloopt de deadline voor het reageren op de vacatures 2 Weken voor de ALV verloopt de deadline voor sollicitaties 1 Week voor de ALV verloopt de deadline om de informatievoorziening naar de leden op orde te hebben. Tijdens de ALV krijgen de kandidaten kans zich te presenteren, en de deelnemers de kans om vragen te stellen. Hierop volgt de verkiezing. Na de verkiezingen worden de resultaten publiek gemaakt.

Dit deel van het draaiboek gaat over moties, verzoeken om spreektijd en machtigingen. Dit deel van het draaiboek is relevant voor zowel het Presidium als voor leden die 1 van deze activiteiten willen ondernemen. Organen van de partij mogen net als leden moties en verzoeken om spreektijd indienen - voor het draaiboek is dit onderscheid verder niet relevant en zal verder onvermeld blijven. Deze planning is aanvullend op de algemene planning vermeld onder 1. Algemeen en dient niet onafhankelijk daarvan uitgevoerd te worden. Definitie van termen:

Een motie is een agendapunt waarop een stemming volgt. (Zie appendix 11: Moties & amendementen)

Een verzoek tot spreektijd is een agendapunt waarop geen stemming volgt. (Zie appendix 12: Verzoeken tot spreektijd)

Een machtiging is de overdracht van het stemrecht van een lid naar een ander lid. (Zie appendix 13: Machtigingen)

Een punt van de orde is geen agendapunt, maar een vergadertechniche interumpering.

Een amendement is een aanpassing op een motie die behandeld wordt alvorens de motie ter stemming gebracht wordt. (Zie appendix 11: Moties & amendementen)

Voor alle items gemarkeerd met een asterisk (*) dient zowel een primaire leverancier als een back up gevonden te worden. Deze items staan in volgorde van prioriteit, en in geval dit draaiboek niet in zijn totaliteit gevolgd kan worden, hebben de items hoger op de lijst prioriteit over die lager op de lijst.

Letterlijke tekst. (Uitgeprint of op Beamer)

Rode & Groene stemkaarten.

Presentatiemogelijkheid zoals vermeld bij 1. Algemeen.

Ondertekende of anderzinds geverifiveerde machtiging.

Lijst machtigingen. *

N.B. dit is de verantwoordelijkheid van degene die de machtiging uit schrijft.

Hier volgt de planning voor het aanleveren van materiaal uit de leden of organen, inclusief deadlines.

Bij de uitnodiging worden de leden gewezen op de mogelijkheden & deadlines.

Deadline voor het aanleveren van Moties & Verzoeken tot spreektijd verloopt, tevens verloopt de deadline voor ondersteuning aan moties. N.B. stel de deadline op 8 dagen voor de ALV ivm 23:59. Het Presidium vult de vrije ruimte op de agenda met moties en verzoeken tot spreektijd, gepriotiseerd (sp?) aan de hand van het aantal ondersteuningsverklaringen.

Deadline voor het melden van machtigingen verloopt. Het Presidium stelt een lijst op van machtigingen en print deze uit.

Voor de ALV: Eventuele uitgeprinte materialen om aan individuele leden te geven worden bij de entree gelegd. Tijdens de ALV: Per Motie:

Het Presidium introduceert de motie.

Controleert dat de motie aan de gestelde voorwaarden voldoet (aantal steun + vraagt om actie)

Neemt de stappen in deze procedure door.

Reciteerd de feitelijke motie, maar niet de redenatie.

Legt uit hoe amendementen aan te voeren. (zie appendix 11: Moties & Amendementen)

Legt de stemprocedure met stemkaarten dan wel handopsteking uit. (zie appendix 6: Stemming per handopsteking)

Tenzij de stemming schriftelijk plaats vindt, dan wordt de procedure schriftelijke stemming uitgelegd. (zie appendix 5: Schriftelijke stemming)

De indiener van de motie neemt het podium om de motie toe te lichten. Hiervoor is maximaal 5 minuten beschikbaar.

Deze persoon mag ook een vertegenwoordiger aanwijzen om het podium te nemen.

Ingeval de indiener niet aanwezig is, noch een vertegenwoordiger, wordt de motie niet behandeld.

Bla

Hier volgen de appendixes, die losse onderdelen van de ALV behandelen, dan wel onderdelen die te uitgebreid zijn om in de voorgaande hoofdstukken geheel te behandelen.

Hier wordt behandeld de inhoud van de agenda, en hoe deze samengesteld dient te worden.

In de agenda dient de staan:

Openingstijd: Wanneer de mensen welkom zijn. Dit is gesteld op 30 minuten voor aanvang.

Aanvang: Hoe laat de vergadering begint.

Verkiezingen: Welke verkiezingen er zijn en per verkiezing hoe laat deze beginnen.

Moties & verzoeken tot spreektijd: wederom per motie of verzoek hoe laat deze beginnen.

Afluiting: Hoe laat de vergadering afgelopen is.

De volgorde van agendapunten wordt als volgt bepaald:

Verkiezingen voor ledenraad, Bestuur & kieslijst, in die volgorde.

Overige verkiezingen, voorrang voor directe benoemingen door de ALV, te weten: Presidium & kascommissie.

Zekere moties en verzoeken tot spreektijd, op volgorde van het aantal onderteuningsverklaringen totdat de tijd vol is.

Reserve moties en verzoeken tot spreektijd, de moties die het net niet gehaald hebben voor punt 3, maar bij tijd over nog behandeld kunnen worden, totdat er een extra uur per dagdeel opgevuld is.

Overige moties en verzoeken tot spreektijd, wat punt 4. niet gehaald heeft zal gearchiveerd worden voor een volgende keer.

8 Weken voor de ALV wordt de voorlopige agenda opgesteld en gepubliceerd. Tussen 8 en 1 week voor de ALV wordt de agena geupdate wanneer er relevante informatie is. 1 week voor de ALV wordt de definitieve agenda vastgesteld en gepubliceerd.

De uitnodiging is de formele uitnodiging voor de ALV, die verzonden wordt aan alle leden. Dit kan zowel schriftelijk als electronisch geschieden, bij discretie van het secretariaat.

In de Uitnodiging dient vermeld te worden:

De datum & Locatie van de ALV.

Het tijdstip waarop de inloop begint, de aanvang en de afsluiting.

De voorlopige agenda.

Welke verkiezingen er plaats zullen vinden.

Waar de vacatures staan. (zie appendix 8: vacatures)

De deadline voor het reageren op vacatures.

Hoe men moties & verzoeken tot spreektijd in kan dienen, mits er tijd over is.

De richtlijnen. (zie appendix 11: moties & amendementen, appendix 12: verzoeken tot spreektijd)

De deadlines voor het indienen.

Hoe men een motie of verzoek kan ondersteunen en hoe dit de agenda bepaald.

Hoe men amendementen kan indienen, alvorens of tijdens de ALV.

Hoe men een machtiging af geeft.

Hoe men op afstand kan participeren, mits mogelijk.

Eventueel waar men hulp kan aanbieden bij het faciliteren van het 1 of het ander.

Waar de vergaderregelementen te vinden zijn.

8 tot 9 weken voor de ALV stelt het Presidium de uitnoding op. 8 weken voor de ALV wordt deze uitnodiging verzonden naar het secretariaat. 6 weken voor de ALV wordt het Secretariaat herinnerd aan het verzenden van de uitnodiging als dit nog niet geschied is. 5 weken voor de ALV wordt de Ledenraad verzocht om actie te ondernemen als de uitnodging nog niet verzonden is. 4 weken voor de ALV is de deadline waarop de uitnodiging bij de leden moet liggen.

De handout wordt bij de entree van de ALV uitgedeeld aan alle bezoekers.

In de handout staat:

De agenda (zie appendix 1: Agenda)

De bechikbare faciliteiten.

Per verkiezing:

De hoofdpunten uit de vacature

De kandidaten

De stemprocedure (zie appendix 5: Schriftelijke stemming)

Per motie:

De te stemmen tekst. (i.e. niet de achterliggende redenatie)

Vooraf gemelde amendementen

Beiden met indiener vermeld

De stemprocedure

Per verzoek tot spreektijd:

De titel c.q het onderwerp

De spreker

Richtlijnen voor:

Sprekerslocatie(s)

Punt van de orde

Amendementen

Verwijzing naar de website waar de resultaten zullen komen te staan.

1 week voor de ALV opgesteld Ten laatste 1 dag voor de ALV uitgeprint Op de ALV uitgedeeld.

Voor de liefhebber. (Ondanks dat iemand op de mailinglijst roept dàt er op de site van de kiesraad een document te vinden is die dit goed regelt, is deze nog niet gevonden.) Remote-participatie bestaat uit drie zaken: 1. luisteren (als streaming mogelijk is, is hierin voorzien. 2. spreken (via mumble?) 3. stemmen (een fysiek aanwezig persoon machtigen is momenteel de enige werkende methode)

Voorwaarden waaraan remote-stemmen moet voldoen:

1. anoniem
2. fraudebestendig

Deze voorwaarden maken een systeem dat aan beide voldoet erg kostbaar. In het geval van stemmen per post heb je onvervalsbare biljetten nodig (kost duur) en het duurt even voor de stem binnen is. Electronisch stemmen maakt anonimiteit weer lastig. Machtigen vind ik momenteel de meest praktische methode. Op de ALV van mei 2011 is er uitgebreid over gesproken over de risico's van machtigen en online stemmen. en…? luister het vooral terug, http:..www.deijk.nl/~davidd/alv/ pp*.ogg in pp5.ogg begint met een amendement voor het online stemmen, dus ik gok eind pp4.ogg ofzo dat die discussie begint

==voorstel remote stemmen Als we kiezen om het stemgeheim van de onlinestemmers te laten vervallen, dan kunnen zij in een irc kanaal of via de mumble of een ander daarvoor aangewezen medium hun stem doorgeven aan de de mensen die daarvoor door het Presidium zijn aangewezen. Deze aangewezen personen vullen samen de stembiljetten in en geven die aan eht Presidium. Bij handopsteek stemmingen vertellen ze aan het Presidium hoeveel

Bij een schriftelijke stemming wordt er gestemd met behulp van een stembiljet. Deze wijze van stemmen vind plaats wanneer er personen in het spel zijn. Ook kan een schriftelijke stemming plaatsvinden op verzoek, wanneer het verwacht kan worden dat een bepaalde motie een hot issue gaat worden. Bij een schriftelijke stemming krijgen alle aanwezige leden een stembiljet, bij de entree. Deze worden ingevuld in de stembus verzameld, bij het podium. Vervolgens geteld, op de daarvoor bestemde tafel.

Voor/Tegen stemmingen zijn de standaard stemming, en is de standaard. Anonimiteit wordt geholpen door zo veel mogelijk te zorgen dat stemmers geen tekst hoeven op te schrijven maar kunnen volstaan met een kruis of krul. Bij een schriftelijke Voor/Tegen dient er een simpel stembiljet gemaakt te worden met daarop op de naam van de stemming en 3 vakjes: Ja, Nee & onthouding. In geval van een verkiezing dienen alle kandidaten op hetzelfde biljet te staan. In geval van een motie dient de motie samen met de vooraf gemelde amendementen op hetzelfde biljet te staan.

Volgordebepalende stemmingen worden gebruikt bij kieslijsten, of wanneer er een select aantal plaatsen is. Volgordebepalende stemmingen kunnen in combinatie met een voor/tegen stemming plaatsvinden. <kom er maar in davidd> wensen voor het stembiljet

Bij een volgordebepalende stemming wordt er gebruik gemaakt van de schulze methode. Het stembiljet wordt ontworpen met het oog op anonimiteit en er door een beetje goed kwaliteit drukwerk word vervalsing vermoeilijkt. Anonimiteit wordt geholpen door zo veel mogelijk te zorgen dat stemmers geen tekst hoeven op te schrijven maar kunnen volstaan met een kruis of krul. Bij een verkiezing worden de kandidaten bij voorkeur op volgorde geplaatst door alfabetisch op achternaam te sorteren.

De stemmentelling geschied dubbelblind. Voor de stemmentelling worden er minimaal 5 vrijwilligers uit het publiek gevraagd. In het midden van een tafel gaat de tellingsleider zitten, met voor zich de stapel stembiljetten. Twee mensen, de tellers, gaan aan weerskanten van de tafel zitten, met voor zich een tellingsformulier. De laatste twee controleren de tellers. De procedure gaat als volgt:

Bij stembiljetten met een enkele voor/tegen stemming

De stembus wordt op tafel geleegd.

De stemmen worden een voor een uitgevouwen en aan de tellingsleider gegeven

De tellingsleider sorteert de biljetten op stem

Per 5 stembiljetten wordt de stapel een kwart slag naar links of rechts gedraaid.

De stemmen worden geteld.

De stappen van phase 4 van de stembiljetten met meerdere stemmnigen wordt uitgevoerd

Bij Stembiljetten met meerdere stemmingen op 1 biljet phase 1.

De stembus wordt op tafel geleegd.

De stemmen worden een voor een uitgevouwen en aan de tellingsleider gegeven

De tellingsleider nummert de stembiljetten en legt ze netjes op een stapel. (stapel ze met gezicht naar beneden)

Als een stembiljet incorrect ingevuld is, wordt hij wel genummert, maar op een aparte stapel gelegd, en niet geteld.

Ongestempelde stembiljetten zijn per definitie ongeldig.

De anderen kijken toe en controleren dat het nummeren goed gaat

De genummerde stemmen worden gefotografeerd

phase 2

De tellingsleider draait 1 voor 1 de stembiljetten om.

De tellers turven vervolgens de voor/tegen stemmen op een tellingsformulier, waarop gemeld staat welke nummers aan stembiljetten erin verwerkt staan. Er wordt een kolom toegevoegd waar ongeldige stemmen gemarkeerd worden.

bij het bepalen of een stem of biljet geldig is geldt het principe dat de tellers niet gedwongen moeten worden te gaan interpreteren. Een stem is of duidelijk en volgens de uitleg uitgebracht, of hij is ongeldig. Indien bij een stem niets is gemarkeerd wordt deze als onthouding geteld. Op stembiljetten waar ongeldige stemmen zijn uitgebracht wordt met een andere kleur pen bovenaan het biljet geschreven wat er besloten is.

De controleurs controleren of de tellers de stembiljetten correct verwerken.

Per 10-25 stembiljetten (discretie tellingsleider) controleert men of er geen discrepanties zitten tussen de uitslagen van de tellers.

Ingeval dit wel zo is, gaan de laatste 10-25 stembiljetten opnieuw voor waar de discrepantie zit.

Ingeval dit niet zo is, wordt het tellingsformulier op een aparte stapel gelegd en gemarkeerd, en verder gegaan met een vers tellingsformulier.

Als alle biljetten verwerkt zijn, worden de tellingsformulieren bij elkaar opgeteld door iedere teller individueel.

Bij discrepanties wordt dit overnieuw gedaan.

Phase 3 (overslaan als het geen volgorde bepalende verkiezingen zijn)

Er zijn meer mensen nodig dan 5

De stemmentellers krijgen ieder een 10 tal stembiljetten.

Met een andere kleur pen schrijven zij initialen onder iedere kolom welke namen zijn aangekruisd.

Indien het niet past kunnen ze een groepje namen dat op dezelfde kolom staat omkaderen om te laten zien dat die bij elkaar horen

Als alle aangekruisde initialen onder de kolommen staan worden de niet aangekruiste initialen rechts van de meest rechter kolom

De stapels van 10 biljetten worden gecontroleerd op correcte markering door 2 controleurs nadat de teller er mee klaar is.

De lijst initialen wordt op de computer(s) ingevoerd, gescheiden door “=” gelijk tekens als ze in de zelfde kolom stonden en met “>” tekens om de scheiding tussen de kolommen aan te geven.

om de ongeveer 5 stembiljetten wordt er een commentaar regel gezet beginned met een “#” hash teken en daarna aangegeven wat het nummer van de volgende stembiljet is.

Alle spaties worden er met search.replace uitgehaald

Phase 4

De stembiljetten en tellingsformulieren worden in een A4 envellop gedaan en verzegeld

Op deze envellop wordt geschreven: De datum, De verkiezing en de namen van de tellers met de functie die ze bij het tellen vervuld hebben.

De uitslag wordt op een apart tellingsformulier geschreven

De envellop en de uitslagen worden aan de voorzitter Presidium overhandigd.

Bestanden voor volgordere verkiezingen worden aan het verkiezings organiserend orgaan gegeven. (Vaak de ledenraad)

Tenzij er een reden is om schriftelijk te stemmen, heeft stemming per handopsteking de voorkeur.

Mensen met machtigingen krijgen ook voor ieder van die machtigingen roodgroene stemkaarten. Op dit moment is het maximum aantal machtigingen voor een persoon 1. De voorzitter vraagt de mensen die voor zijn om een groene stemkaart omhoog te houden. Machtigings stemkaarten moeten meteen ook mee opgestoken worden in het geval daarmee voorgestemd wordt. Mensen die een rode stemkaart omhoog steken wordt gevraagd hun kaart omlaag te doen. De opgestoken stemkaarten worden geteld. Iedereen wordt gevraagd om zijn stemkaarten weer omlaag te doen. De voorzitter vraagt aan de mensen die tegen zijn om de rode stemkaart omhoog te steken. Machtigings stemkaarten moeten meteen ook mee opgestoken worden in het geval daarmee tegengestemd wordt. Mensen die een groene stemkaart omhoog steken wordt gevraagd hun kaart omlaag te doen. De opgestoken stemkaarten worden geteld. Iedereen wordt gevraagd om zijn stemkaarten weer omlaag te doen. Er wordt gevraagd wie zich wil onthouden van stemming om een rode stemkaart omhoog te steken. De opgestoken stemkaarten worden geteld. Iedereen wordt gevraagd om zijn stemkaarten weer omlaag te doen. Mensen die niet meegestemd hebben worden niet meegeteld bij deze stemmingen.

Als er geen Groene & Rode Stemkaarten beschikbaar zijn, wordt de stemming per handopsteking gedaan. In dit geval moeten bezoekers in een apart vak plaatsnemen, zodat zij niet met de leden mee kunnen stemmen, zoals vermeld bij 1. Algemeen. Zonder stemkaarten moet er bij de handopsteking even apart gekeken worden wie er machtigingen hebben. Het tellen is moeilijk genoeg dat zaken als “twee handen opsteken” als je machtigingen hebt slecht controleerbaar is. Dus wordt er los gevraagd. Indien er geen remote participatie is kunnen die stappen worden overgeslagen:

“wie van de aanwezigen is voor” “welke machtigingen stemmen voor” “wie van de aanwezigen is tegen” “welke van de machtigingen stemmen tegen” “wie onthoudt zich van stemming” “welke machtigingen onthouden zich van stemming” “welke stemmen zijn er van de online participanten”

Mensen die niet hun hand opsteken worden niet meegeteld in deze stemming.

Verzoeken aan diverse organen voortvloeiend uit dit draaiboek: Bestuur:

Budget voor de ALV vast stellen

Aan het secretariaat: hoe de archivering plaats (gaat) vinden

Ledenraad: Ledenraad & Bestuur:

Wanneer het ALV iemand aanstelt (kascie bvb), begeleid dan het Presidium of de LR de sollicitatie?

Richtlijnen voor remote participatie